Dans les situations entrepreneuriales simples, il est facile de calculer les coûts. Il s’agit d’un processus simple, qui suit un certain cours. Pensez à un boulanger. Il sait quelle quantité de chaque ingrédient est nécessaire pour préparer son pain, en connaît le prix et sait quel loyer il doit payer par mois. Pour la plupart des entreprises, ce n’est pas aussi clair. Vous trouverez ci-dessous une introduction brève sur comment commencer à calculer et à contrôler les coûts dans une entreprise.

Première chose à savoir : quel est le déroulement des opérations dans l’entreprise. Ce qui est nécessaire pour fabriquer votre produit final, quelles sont les étapes qu’il doit traverser, quand chaque composant est-il introduit, comment la production est-elle planifiée, etc. Vous devez être en mesure d’intégrer dans ce que nous appelons un « organigramme des ressources » toutes les étapes du processus, depuis les matières premières et le travail humain jusqu’à la perception des paiements. Vous avez réussi ? Super, vous pouvez passer à l’étape suivante.

Maintenant commence la partie où vous allez comprendre votre flux de données. Ici, vous allez revoir votre diagramme de flux de ressources, mais en l’examinant sous l’angle de la saisie de données. Qui a besoin de quel document, à quel moment, qui le remplit, comment et où sont stockées les données, qui doit valider, etc. Vous devriez aboutir à un « diagramme de flux de données » qui crée une couche au-dessus du diagramme de flux de ressources, vous donnant une vue parfaite et complète de votre activité du point de vue des données. Cette étape est essentielle car elle vous aidera à trouver les chiffres dont vous avez besoin pour faire vos calculs, et aussi à identifier les goulets d’étranglement et les problèmes.

L’aspect important de ces deux premières étapes ne consiste pas seulement à pouvoir trouver la personne à qui poser des questions lorsque quelque chose ne va pas, mais c’est ce qui vous permettra de comprendre réellement le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble. Sans cette compréhension, vous ne serez pas en mesure d’établir les relations essentielles entre les chiffres de la comptabilité et les causes de ces coûts, ce qui rendra impossible une analyse correcte des domaines dans lesquels vous pouvez essayer de réduire les coûts.

Une fois ces deux étapes accomplies, les choses deviennent faciles. Vous pouvez associer des coûts (ou le pourcentage de ceux-ci que vous avez trouvé statistiquement) à ce que vous voulez pour calculer son coût, et vous pouvez passer au calcul des ratios et des marges nettes.

Le temps est précieux, peut-être, mais ça vaut la peine de s’investir dans le processus. Vous préférez que votre voiture soit réparée avec la bonne pièce détachée ou avec du ruban adhésif ? Si vous choisissez la bonne pièce détachée, vous vous plaindrez peut-être de devoir payer plus cher, mais vous l’acceptez parce que vous voulez que votre voiture fonctionne et soit sûre. Faites de même avec votre temps.