In eenvoudige bedrijfssituaties is het makkelijk om de kosten te berekenen. Er is een eenvoudig proces, waarbij slechts één bepaalde as wordt gevolgd. Denk bijvoorbeeld aan een bakker. Hij weet hoeveel hij van elk ingrediënt nodig heeft om zijn brood te bereiden, kent de prijs en weet hoeveel huur hij per maand moet betalen. Voor de meeste bedrijven is het niet zo duidelijk. Hieronder volgt een korte handleiding over hoe u kan beginnen met het berekenen en het beheersen van de kosten in een bedrijf.

Het eerste wat u moet weten is: wat is de processtroom in het bedrijf? Wat is er nodig om uw eindproduct te produceren, welke stappen moeten er ondernomen worden, wanneer moet elk onderdeel toegevoegd worden, hoe wordt de productie gepland, enz. U moet in staat zijn om in – wat wij noemen – een “resource flow chart” elke stap te noteren op de weg vanaf grondstoffen en menselijke arbeid tot het innen van betalingen. Krijgt u dit voor elkaar? Geweldig, dan kunt u naar de volgende stap gaan.

Nu begint het deel waar u uw gegevensstroom begrijpt. Hier moet u uw resource flow chart nog een keer doornemen, maar dan wel vanuit een data-entry perspectief. Wie heeft welk document nodig, op welk tijdstip, wie vult het in, hoe en waar zijn de gegevens opgeslagen, wie moet het valideren, enz. Op het einde bekomt u zo een “data flow chart” die een laag boven de resource flow chart creëert, waardoor u een perfect en compleet beeld krijgt van uw activiteit vanuit een gegevensperspectief. Deze stap is van cruciaal belang omdat het u helpt om de cijfers te achterhalen die u nodig heeft om uw berekeningen te maken, alsook om knelpunten en problemen te identificeren.

Het belang van de eerste twee stappen bestaat niet enkel uit het ontdekken van aan wie je vragen moet stellen wanneer iets niet werkt, maar vooral uit het zeer diepgaand begrijpen hoe de onderneming werkt. Zonder deze kennis, zal u niet in staat zijn om de essentiële link tussen de cijfers en de kosten te maken, waardoor het onmogelijk wordt om een correcte analyse voor kostenbesparing op te stellen.

Zodra deze twee stappen achter de rug zijn, wordt het gemakkelijk. U kan de kosten (of het percentage dat u statisch vond) koppelen aan wat u wilt om de kosten ervan te berekenen. U overgaan tot de berekening van ratio’s en nettomarges.

Tijd is kostbaar, maar het loont de moeite om in het proces te investeren. Herstelt u uw auto liever met het juiste onderdeel of kiest u eerder voor een herstelling met duct tape? Als u kiest voor het juiste onderdeel, zou u kunnen grommen over het feit dat u meer moet betalen, maar u accepteert het omdat u wilt dat uw auto rijdt en veilig is. Doe hetzelfde met uw tijd.