Werkuren

Hoe haalt u meer uit de tijd die u aan uw werk besteedt?

Doorgaans telt een werkweek 38 uren, maar sommige bedrijven kiezen voor een 40 urenweek die dan gecompenseerd wordt met 12 extra vakantiedagen. Op jaarbasis komt dat dan ook weer neer op een 38-urenweek. De vraag die wij in de titel stellen gaat echter dieper. In een klassieke werkomgeving gaat men ervan uit dat de uren die u doorbrengt op kantoor of in de fabriek overeenstemmen met werktijd. Voor thuiswerkers ligt dat anders: eerder dan uit te gaan van aanwezigheid of beschikbaarheid, zal men de uren die men effectief aan taken of opdrachten besteedt als werktijd beschouwen. Met dit artikel willen wij thuiswerkers helpen om wat als effectieve werkuren beschouwd wordt zo dicht mogelijk te brengen bij de tijd die men aan het werk besteedt.  

Onderstaande tips kunnen u helpen om efficiënter van thuis uit te werken en uw werktijd te optimaliseren: 

Stel een werkschema op 

Een goede planning zorgt voor een verhoogde productiviteit. Maak een soort to-do lijst met haalbare deadlines en neem de tijd om deze planning regelmatig bij te werken.  

Plan de moeilijkste en/of vervelendste taken in op uw piekmoment 

Heeft u meer energie in de ochtend? Ga dan van start met de moeilijkste taken. Bent u meer een avondmens? Start de werkdag dan niet onmiddellijk met taken die veel energie vragen. Zelfkennis is daarom een belangrijke sleutel tot efficiënt plannen.  

Laat u niet afleiden  

Weersta aan de verleiding om door te klikken naar wat uiteindelijk niets meer te maken heeft met wat u aanvankelijk aan het doen was op uw computer of op uw smartphone. Er bestaan tegenwoordig heel wat apps die u hierbij kunnen helpen. Denk maar aan SelfControl: deze app blokkeert bepaalde websites zodat u geconcentreerd verder kan werken.  

Wanneer de taak achter de rug is, mag u zichzelf wel belonen met bijvoorbeeld een korte pauze, een koffie, een krant lezen enz. Wat u uiteindelijk doet tijdens uw pauze doet er niet toe maar het is wel belangrijk deze in te lassen om nadien weer met volle moed verder te werken. 

Houd voldoende afwisseling tussen werk en ontspanning 

Het is belangrijk dat u voldoende afwisseling heeft tussen werkmomenten die bij thuiswerken zeer intensief kunnen zijn, en momenten van ontspanning. De boog kan immers niet constant gespannen staan. Een juiste balans tussen intens werken en echt ontspannen zal uw productiviteit zeker ten goede komen.  

Neem uw pauzes op het juiste ogenblik 

Wist u dat u na 50 minuten best een korte pauze inlast? Als u regelmatig pauzes inlast en deze pauzes dan nog gebruikt om wat te bewegen, kan u weer met volle moed uw werk geconcentreerd en energiek verderzetten. 

Wandelend vergaderen 

Mensen die veel vergaderen of een bureau-job uitoefenen, zitten bijna een hele dag neer. Voor hen is het belangrijk om iedere gelegenheid aan te grijpen om te bewegen. Waarom niet wandelend telefoneren of – net als Steve JOBS deed – wandelend vergaderen? Regelmatig tussendoor bewegen zorgt voor een evenwicht tussen fysische en psychische vermoeidheid waardoor u beter slaapt en bijgevolg over meer energie beschikt. Het is eveneens ook een goede uitlaatklep. Uiteraard organiseert u vergaderingen waarbij veel documenten of projecties nodig zijn om praktische redenen nog altijd beter in een vergaderzaal of via Teams.  

Hoe bereidt u dit soort wandelvergadering op een georganiseerde manier voor?  

  • Stippel een vaste route uit, zodat u en uw collega(s) zich op het gesprek kunnen focussen in plaats van door de omgeving afgeleid te worden 
  • Nog meer dan bij een klassieke vergadering, moet alles goed voorbereid zijn en de dagorde duidelijk zijn voor de deelnemers. Noteren kan u bijvoorbeeld doen via de dictafoon app op uw smartphone. Als u daarna niet te lang wacht zodat het onderwerp waarover u heeft gesproken nog fris in uw hoofd zit, kan u daarna alles netjes uitschrijven 
  • Beperk het aantal deelnemers aan de wandelvergadering tot max. drie 
  • Door te wandelen, leert u uw collega’s kennen op een andere manier. De meer ontspannen context zorgt voor meer openheid en bevordert het knopen van een hechtere band

Vindt u het niet makkelijk om effectief te weten hoelang u juist heeft gewerkt? VS Invest maakt gebruik van de Timeular, de meest handige tool om uw effectieve werktijd te registeren. Timeular helpt u er trouwens aan herinneren om regelmatig pauzes in te lassen. U krijgt een inzicht in uw tijdsbesteding zodat u kan werken aan een goed evenwicht tussen werken en ontspannen. Als u wat meer wil lezen over het gebruik van Timeular verwijzen wij u naar volgend artikel: Prikklokarrest.

Prikklokarrest

Telewerken is een steeds populairdere optie binnen bedrijven van de dienstensector. De laatste maanden nam deze tendens sterk toe om te helpen de verspreiding van het COVID-19 virus te beperken.

Een recent arrest van de Brusselse Arbeidsrechtbank, gebaseerd op de Europese regelgeving, moedigt werkgevers aan om na te denken over het onderwerp van de effectieve arbeidstijd. Wanneer een werknemer beweert overuren te hebben gemaakt, kan het voor de werkgever erg moeilijk zijn om het tegendeel te bewijzen als hij niet beschikt over een systeem voor het registreren van de werkelijke werktijd. Zonder dit bewijs zijn deze opgeëiste uren inderdaad verschuldigd.

Stel u voor …

U ontslaat een werknemer. Hoewel u altijd soepel bent geweest in de organisatie van zijn werktijd, vraagt ​​hij op het einde van zijn contract de uitbetaling van 100 overuren. Bij gebrek aan een systeem voor het registreren van effectieve werktijd, wordt u veroordeeld tot het betalen van deze onterecht opgeëiste overuren.

Er wordt geen formele methode opgelegd om de uren bij te houden: een eenvoudig uurrooster dat door de werknemer is ondertekend, kan volstaan. In de praktijk vergemakkelijkt een geautomatiseerd formulier vaak het werk van de loondienst.

Zelf gebruiken we Timeular, een praktische en gebruiksvriendelijke tool in de vorm van een octaëder (een 8-zijdige dubbele piramide), waarvan elke zijde kan worden toegeschreven aan een activiteit, dossier of taak. De gebruiker draait het blokje zo dat de aan de taak toegewezen zijde bovenaan komt te liggen: het registreren van de tijd start. Hij zet het blokje terug op zijn basis om een ​​einde te maken aan de tijdsregistratie. De bijbehorende toepassing wordt op de computer en/of op de telefoon van de medewerker geïnstalleerd. Deze maakt meerdere integraties mogelijk (bijvoorbeeld met de kalender) en biedt meer flexibiliteit zonder dat je overal het blokje dient mee te nemen om de registratie van arbeidstijd voort te zetten. Alle gepresteerde uren worden geëxporteerd in Excel-formaat en vervolgens voor elke werknemer afgedrukt in PDF-formaat, zodat hij kan valideren en ondertekenen.

De toepassing stelt dus zowel de werkgever als zijn werknemers in staat om de werkelijk gepresteerde uren op te volgen en houdt toezicht op een correct evenwicht tussen privé- en beroepsleven.

Er zijn nog andere voordelen verbonden aan het gebruik van de Timeular-tracker. Net als wij kunt u eenvoudig opvolgen hoeveel uren uw medewerkers aan elk van hun diverse taken besteed hebben. Een gedetailleerd rapport over de tijdsbesteding aan alle uitgevoerde taken is 24 uur later beschikbaar. Door handig met criteria en selecties om te gaan, kunt u de analyse verfijnen op niveau van periode, gebruiker, project, taak en tag. Met de ingegeven tags en opmerkingen kan de registratie als een rapport worden gebruikt om het doorrekenen van uren te rechtvaardigen. De tool maakt het ook mogelijk om de rentabiliteit van projecten met een forfaitaire prijsovereenkomst te evalueren en combineert zo administratieve nuttigheid met efficiënt analytisch beheer.

Dankzij VS Invest – partner van Timeular – bekomt u 5% korting indien u de kortingscode VSINVEST05 gebruikt. Ga naar https://timeular.com/ref/VSInvest/ voor transparant werktijdbeheer. Wij staan ​​tot uw beschikking voor een verdergaande integratie van deze tool in uw IT-omgeving. Blijf ons volgen voor meer tips voor bedrijfsbeheer in de 21e eeuw.

Telework

Work-life balance

Geleidelijk aan evolueerden we naar een tijd waarin thuiswerk normaal werd. Maar wat als thuiswerk nu de toekomst zou zijn?

Door de COVID-19 situatie werden vele werknemers van verschillende ondernemingen geconfronteerd met thuiswerk. Hierdoor ontdekten ze ook de voordelen die thuiswerk te bieden heeft & deze voordelen zullen alleen maar toenemen in de toekomst.

Wist je dat er momenteel 75% van de Belgen van thuis uit werkt? Dit is een percentage dat een forse stijging zal kennen in de loop van de jaren. Dit is niet enkel te wijten aan het coronavirus, maar ook aan het feit dat steeds meer bedrijven hun werknemers de kans geven om van thuis uit te werken.

Sommigen zien thuiswerk echter niet als een cadeau. Het is belangrijk om alle voor- en nadelen te overlopen wanneer men je vraagt of je van thuis uit wil werken. Sommige mensen zijn hier echter niet geschikt voor omdat ze nood hebben aan het sociale contact.

Verbetering van de productiviteit bij thuiswerk

Weeklyplanner

Thuiswerk draait om het perfecte evenwicht te vinden tussen het werkleven en het privéleven. Je kan het jezelf makkelijker maken door een dagelijkse to do list op te stellen. Op deze manier kan je ook je nodige pauzes inplannen. Een van de grootste voordelen aan thuiswerken, is dat je vaak je werkuren zelf kan bepalen. Hierbij moet je nagaan op welke momenten van de dag je het productiefst bent.

Daarnaast is het belangrijk dat de werkgevers erop vertrouwen dat hun werknemers het werk naar behoren zullen verrichten. Ze kunnen de productiviteit van hun werknemers stimuleren door feedback te geven, te zeggen dat er ze goed bezig zijn, etc. Het is belangrijk dat werkgevers niet beoordelen op het aantal gewerkte uren, maar wel op de behaalde resultaten. Regelmatig vergaderen om het sociaal contact te behouden, is eveneens van essentieel belang.

Evenwicht vinden tussen werk- en privéleven

Werknemers hebben vaak te kampen met stress omwille van het woon-werkverkeer. Wanneer men werkt op kantoor, heeft men het gevoel dat men beter moet presteren en is men geneigd om meer overuren te doen (omdat ze dit als een verplichting zien).

Bij thuiswerkers ligt het risico op een burn-out veel lager omdat ze een betere work-life balance hebben. Ze hebben de indruk dat ze over voldoende tijd beschikken om hun werk uit te voeren en vinden het om deze reden aangenamer werken. Bovendien is het bewezen dat thuiswerk de concentratie bevordert.

Voor- en nadelen aan thuiswerken

Wanneer je ’s morgens opstaat, hoef je helemaal niet na te denken over de perfecte outfit om naar het werk te gaan. Je kan gewoon een hele dag werken in je pyjama! (Behalve bij een meeting uiteraard). Daarnaast kan je zelf je werkuren bepalen en hoef je je niet druk te maken om files.

Thuiswerkers nemen minder vaak ontslag dan werknemers op kantoor. Dit komt door een verhoogde job tevredenheid en het feit dat ze meer vrij tijd hebben.

Maar thuiswerk heeft ook zo z’n nadelen. Het meest voor de hand liggende is dat ze zich eenzamer voelen. Medewerkers die van thuis uit werken hebben minder contact met collega’s terwijl velen juist energie halen uit de aanwezigheid van anderen. Ze kunnen zich hierdoor minder betrokken voelen.  

Anderzijds is het moeilijk om werk en privé gescheiden te houden. Thuis word je sneller afgeleid door je privéleven (kinderen, familie, huishoudelijke taken, …). Het is belangrijk om jezelf discipline op te leggen zodat je niet bezig blijft met het werk. Na een tijd kan dit heel wat stress en vermoeidheid met zich meebrengen. Om dit te voorkomen richt je best je eigen werkplek in zodat je minder snel afgeleid wordt.

Let’s move forward y’all!

Time is valuable, and telework is a viable component to help improve quality of life in many ways

– Rob Wittman