Ruwe richtlijn om te beginnen met controlling en kostenberekening

kosten berekening

In eenvoudige bedrijfssituaties is het makkelijk om de kosten te berekenen. Er is een eenvoudig proces, waarbij slechts één bepaalde as wordt gevolgd. Denk bijvoorbeeld aan een bakker. Hij weet hoeveel hij van elk ingrediënt nodig heeft om zijn brood te bereiden, kent de prijs en weet hoeveel huur hij per maand moet betalen. Voor de meeste bedrijven is het niet zo duidelijk. Hieronder volgt een korte handleiding over hoe u kan beginnen met het berekenen en het beheersen van de kosten in een bedrijf. 

Het eerste wat u moet weten is: wat is de processtroom in het bedrijf? Wat is er nodig om uw eindproduct te produceren, welke stappen moeten er ondernomen worden, wanneer moet elk onderdeel toegevoegd worden, hoe wordt de productie gepland, enz. U moet in staat zijn om in – wat wij noemen – een “resource flow chart” elke stap te noteren op de weg vanaf grondstoffen en menselijke arbeid tot het innen van betalingen. Krijgt u dit voor elkaar? Geweldig, dan kunt u naar de volgende stap gaan.  

analyseren

Nu begint het deel waar u uw gegevensstroom begrijpt. Hier moet u uw resource flow chart nog een keer doornemen, maar dan wel vanuit een data-entry perspectief. Wie heeft welk document nodig, op welk tijdstip, wie vult het in, hoe en waar zijn de gegevens opgeslagen, wie moet het valideren, enz. Op het einde bekomt u zo een “data flow chart” die een laag boven de resource flow chart creëert, waardoor u een perfect en compleet beeld krijgt van uw activiteit vanuit een gegevensperspectief. Deze stap is van cruciaal belang omdat het u helpt om de cijfers te achterhalen die u nodig heeft om uw berekeningen te maken, alsook om knelpunten en problemen te identificeren. 

Het belang van de eerste twee stappen bestaat niet enkel uit het ontdekken van aan wie je vragen moet stellen wanneer iets niet werkt, maar vooral uit het zeer diepgaand begrijpen hoe de onderneming werkt. Zonder deze kennis, zal u niet in staat zijn om de essentiële link tussen de cijfers en de kosten te maken, waardoor het onmogelijk wordt om een correcte analyse voor kostenbesparing op te stellen.  

Zodra deze twee stappen achter de rug zijn, wordt het gemakkelijk. U kan de kosten (of het percentage dat u statisch vond) koppelen aan wat u wilt om de kosten ervan te berekenen. U overgaan tot de berekening van ratio’s en nettomarges. 

Tijd is kostbaar, maar het loont de moeite om in het proces te investeren. Herstelt u uw auto liever met het juiste onderdeel of kiest u eerder voor een herstelling met duct tape? Als u kiest voor het juiste onderdeel, zou u kunnen grommen over het feit dat u meer moet betalen, maar u accepteert het omdat u wilt dat uw auto rijdt en veilig is. Doe hetzelfde met uw tijd. 

Over kostenberekening

Ik hou van wiskunde; het is perfect want er bestaat niet zoiets als “misschien”, een benadering is slechts gebaseerd op een beslissing en het is universeel. Omgaan met cijfers heeft me geïnspireerd om me te verdiepen in de kostenberekening. U zet een model op en probeert zo nauwkeurig mogelijk te zijn; u achterhaalt wat de boekhouding u niet duidelijk vertelt. Toch frustreert het mij vaak. 

Mijn favoriete kostenberekeningssysteem is wellicht de ABC-methode of Activity Based Cost Method. U probeert uit te zoeken welke de kostenfactoren zijn voor de verschillende generatoren, om dan zo het verbruik binnen een bedrijf zo goed mogelijk toe te wijzen aan de verschillende afdelingen of producten. Vervolgens maakt u een matrix om te achterhalen welke kostenfactoren gemeenschappelijk zijn tussen verschillende kostengeneratoren, zodat u minder kostenfactoren nodig heeft om mee te werken. Daarna is het alleen nog maar een kwestie van te weten hoeveel er door elk centrum wordt verbruikt. 

Dit is wat me dwars zit: waarom werken we met deze matrix? Ik begrijp dat als we op school of voor een examen de berekening op papier moeten uitvoeren, het zo sneller en gemakkelijker gaat. Wij leven in een wereld waarin we praten over datamining, over “big data”, waarin wij beschikken over een bijna onbeperkte opslagcapaciteit en een enorme rekencapaciteit, over steeds meer geavanceerde software die naar wens kan worden aangepast. Dus: waarom werken wij nog steeds met benaderingen? 

Ik ga ervan uit dat wij over een nauwkeurigere methode beschikken om de kosten te evalueren, waarbij het klassieke voorbehoud dat op de traditionele methoden wordt gemaakt en waarbij steeds gewezen wordt op een foutmarge, wordt omzeild. Immers, deze foutmarge heeft bijvoorbeeld als resultaat dat bedrijfsafdelingen met de ene methode winstgevend zijn en met de andere methode verlieslatend zijn.  

De aloude bezorgdheid om een snelle benadering te bekomen van wat aan klanten moest gefactureerd worden op basis van een eenvoudige kostenanalyse, is achterhaald. Het vraagt niet veel moeite om een module in een ERP-programma toe te voegen om een snelle inschatting te krijgen op basis van de gegevens. Tijdens één van mijn gesprekken over het onderwerp, hoorde ik het argument dat men dan over degelijke en betrouwbare data moet beschikken om dit resultaat te verkrijgen, maar is dat in de eerste plaats al niet het geval met de klassieke methoden? 

Processen worden steeds ingewikkelder, met waardeketens die veel verschillende activiteiten, middelen en soms zelfs sectoren combineren, waardoor een simplistische berekening met slechts een handvol indicatoren een risicovolle gok is. Het is misschien tijd om de manier waarop kostenbeheersing wordt aangeleerd opnieuw te bekijken. Natuurlijk moeten we de basis kennen. De traditionele methoden kunnen nog steeds van toepassing zijn op kleine eenheden, maar we moeten misschien overwegen om te leren hoe we de gegevens moeten gebruiken die we verzamelen zonder uiteindelijk te weten wat we ermee doen.

Ik hoop dat ik hier een discussie op gang kan brengen die het standpunt zou kunnen veranderen van zij die zich niet persé ervan bewust zijn dat er manieren bestaan om het anders te doen. Laten we niet vergeten dat disruptieve innovatie het woord van de dag is.