Prikklokarrest

Telewerken is een steeds populairdere optie binnen bedrijven van de dienstensector. De laatste maanden nam deze tendens sterk toe om te helpen de verspreiding van het COVID-19 virus te beperken.

Een recent arrest van de Brusselse Arbeidsrechtbank, gebaseerd op de Europese regelgeving, moedigt werkgevers aan om na te denken over het onderwerp van de effectieve arbeidstijd. Wanneer een werknemer beweert overuren te hebben gemaakt, kan het voor de werkgever erg moeilijk zijn om het tegendeel te bewijzen als hij niet beschikt over een systeem voor het registreren van de werkelijke werktijd. Zonder dit bewijs zijn deze opgeëiste uren inderdaad verschuldigd.

Stel u voor …

U ontslaat een werknemer. Hoewel u altijd soepel bent geweest in de organisatie van zijn werktijd, vraagt ​​hij op het einde van zijn contract de uitbetaling van 100 overuren. Bij gebrek aan een systeem voor het registreren van effectieve werktijd, wordt u veroordeeld tot het betalen van deze onterecht opgeëiste overuren.

Er wordt geen formele methode opgelegd om de uren bij te houden: een eenvoudig uurrooster dat door de werknemer is ondertekend, kan volstaan. In de praktijk vergemakkelijkt een geautomatiseerd formulier vaak het werk van de loondienst.

Zelf gebruiken we Timeular, een praktische en gebruiksvriendelijke tool in de vorm van een octaëder (een 8-zijdige dubbele piramide), waarvan elke zijde kan worden toegeschreven aan een activiteit, dossier of taak. De gebruiker draait het blokje zo dat de aan de taak toegewezen zijde bovenaan komt te liggen: het registreren van de tijd start. Hij zet het blokje terug op zijn basis om een ​​einde te maken aan de tijdsregistratie. De bijbehorende toepassing wordt op de computer en/of op de telefoon van de medewerker geïnstalleerd. Deze maakt meerdere integraties mogelijk (bijvoorbeeld met de kalender) en biedt meer flexibiliteit zonder dat je overal het blokje dient mee te nemen om de registratie van arbeidstijd voort te zetten. Alle gepresteerde uren worden geëxporteerd in Excel-formaat en vervolgens voor elke werknemer afgedrukt in PDF-formaat, zodat hij kan valideren en ondertekenen.

De toepassing stelt dus zowel de werkgever als zijn werknemers in staat om de werkelijk gepresteerde uren op te volgen en houdt toezicht op een correct evenwicht tussen privé- en beroepsleven.

Er zijn nog andere voordelen verbonden aan het gebruik van de Timeular-tracker. Net als wij kunt u eenvoudig opvolgen hoeveel uren uw medewerkers aan elk van hun diverse taken besteed hebben. Een gedetailleerd rapport over de tijdsbesteding aan alle uitgevoerde taken is 24 uur later beschikbaar. Door handig met criteria en selecties om te gaan, kunt u de analyse verfijnen op niveau van periode, gebruiker, project, taak en tag. Met de ingegeven tags en opmerkingen kan de registratie als een rapport worden gebruikt om het doorrekenen van uren te rechtvaardigen. De tool maakt het ook mogelijk om de rentabiliteit van projecten met een forfaitaire prijsovereenkomst te evalueren en combineert zo administratieve nuttigheid met efficiënt analytisch beheer.

Dankzij VS Invest – partner van Timeular – bekomt u 5% korting indien u de kortingscode VSINVEST05 gebruikt. Ga naar https://timeular.com/ref/VSInvest/ voor transparant werktijdbeheer. Wij staan ​​tot uw beschikking voor een verdergaande integratie van deze tool in uw IT-omgeving. Blijf ons volgen voor meer tips voor bedrijfsbeheer in de 21e eeuw.

Automatisering: vecht er niet tegen, maar maak er deel van uit!

We horen allemaal wel eens dat mensen zich zorgen maken over automatisering, hoe het jobs zal laten verdwijnen en dat AI een bedreiging zal zijn voor veel activiteiten Ik ben het ermee eens, automatisering zal situaties veranderen. Anderzijds ben ik het niet eens met de veronderstelling dat men er zich tegen moet verzetten. Het principe waar ik mee werk, is simpel: als het repetitief wordt, is het saai… en een computer zou dat dan voor mij moeten kunnen doen.

In de afgelopen jaren heb ik een schema ontwikkeld voor het optimaliseren en automatiseren van taken, waardoor ik mij werk bespaar. Soms zorgde ik er zelfs voor dat mijn job kon verdwijnen. Of ik dat erg vond? Helemaal niet vermits ik deel uitmaakte van het proces als een deel van de oplossing. Automatisering is iets waarin u actief moet zijn. In een situatie waar automatisering mogelijk is, bent u degene die weet hoe de dingen werken, de stroom van gegevens of processen kent, weet welke kernpunten aandacht nodig hebben en zo verder. U bent de meest geschikte persoon om een tool te helpen ontwikkelen dat uw werk makkelijker maakt, of zelfs nutteloos. U heeft de sleutel tot een succesvolle automatisering in handen. U denkt misschien dat u uw bron van inkomsten in gevaar brengt, maar u ontwikkelt eigenlijk uw capaciteiten om een expert te worden.

Werkbureau

Ik heb in bedrijven gewerkt waar verandering geen deel uitmaakte van hun DNA. Wanneer ik veel tijd besteedde aan het bouwen van een Excel-bestand met ingewikkelde formules die zoveel mogelijk handmatig werk probeerden te vermijden, zei mijn chef dat ik daarmee moest stoppen en het voor mezelf gemakkelijker moest maken door gewoon de invoer te doen en de berekeningen regel per regel uit te voeren. Ik knikte maar deed het toch (ik kan een beetje koppig zijn). Het kostte mij 4 uren om dat geautomatiseerd bestand op te bouwen, terwijl het slechts 2 uur in beslag nam om het gewoon in te vullen. Ik wist dat dezelfde vraag weer zou komen. Toen ik de maand nadien een soortgelijk rapport moest opstellen, kon ik het 5 minuten later afleveren omdat ik alleen de parameters hoefde aan te passen. Ineens werd de extra tijd die ik er de vorige maand aan had besteed ruimschoots gecompenseerd.

Uiteindelijk deed ik dit voor veel rapporten. Ik werkte met Access en Excel en hielp collega’s met hun taken door hen te laten zien hoe ze de tools die ze hadden. Konden gebruiken Na verloop van enkele maanden werd een baan die vroeger meer dan voltijds was, een taak die minder dan 30 minuten per dag in beslag nam en gemakkelijk tussen mijn collega’s kon worden verdeeld. Mijn contract werd beëindigd omdat de baan niet meer nodig was. U zou kunnen beweren dat ik door mijn interventies mijzelf nutteloos heb gemaakt… maar het is precies dat wat mij interessant maakte voor mijn volgende jobs. Ik was iemand die bedrijven kon helpen om geld te besparen door de manier waarop ze werken te heroverwegen. Het is een van de aspecten die van mij een aanwinst maken. Heb ik er spijt van? Helemaal niet! Het laat mij toe om mijn werk aangenamer en meer uitdagend te maken dan mocht ik als een hersenloze robot gewoon maar input doen.

menselijke en robothand

Deze ervaring kan op veel mensen worden overgebracht, in verschillende rollen. Voor de mensen die dat soort banen hebben: probeer na te denken over hoe u uw leven makkelijker kan maken. Soms geeft het u meer tijd en maakt het uw leven makkelijker, soms geeft het u een nieuw perspectief op uw werk. Voor de mensen die dat soort banen managen: probeer niet te voorkomen dat mensen zo denken, moedig het aan. Probeer mensen te helpen door ze te trainen in het gebruik van die tools, nodig hen uit om zich af te vragen waarom dingen op een bepaalde manier worden gedaan (en het antwoord “omdat we het altijd op deze manier hebben gedaan” is geen geldig antwoord). Accepteer vooral dat automatisatie steeds verder zal gaan. Stel u de vraag : wacht u liever het moment af dat u voorbijgestreefd zal zijn, of bent u liever één van de mensen die deze veranderingen elders ook mogelijk maken?

Wees actief, geen slachtoffer!