Plus tôt cette semaine, j’ai abordé avec quelqu’un certains sujets – à mon avis – intéressants à mettre en œuvre dans la sphère des logiciels ERP (si vous voulez en savoir plus, contactez-moi). Et puis vint cette question: qu’est-ce que l’ERP? J’ai ainsi réalisé que c’était juste encore un de ces mots à la mode que nous utilisons, mais dont peu de gens connaissent réellement la signification.
ERP signifie Enterprise Resource Planning (planification des ressources de l’entreprise), un terme qui n’en dit pas vraiment plus. Je me sentais comme un médecin expliquant la signification d’une abréviation médicale, que le patient regarde en se demandant s’il était supposé comprendre quoi que ce soit. Après l’avoir expliqué, j’ai donc pensé que je pourrais tout aussi bien écrire un petit article sur le sujet pour me rendre utile à un public plus large.
Le sujet peut être abordé sous différents angles, mais j’aime le considérer comme la traduction « simple » dans un logiciel d’une histoire d’entreprise. Utilisons un exemple pour l’expliquer: un producteur de tomates vendant des tomates sur le marché. Il s’agit de bien plus que d’une simple vente de tomate. Il y a de nombreuses implications et ramifications qui rendent l’opération bien plus complexe qu’il n’y parait à première vue. Un programme ERP est censé y apporter de l’aide en regroupant tout, en interconnectant les différents aspects de l’entreprise ou en exploitant les différentes interactions.
Vendre une tomate
Vous êtes un maraicher qui vient de vendre une tomate. Vous donnez la tomate au client et il vous donne de l’argent en échange. Lorsque vous regardez la situation dans son ensemble, une entreprise ne se résume pas à de la vente. Avant toute chose, vous aviez besoin de terres pour faire pousser les tomates. Maintenant que vous les avez achetées, vous devez les considérer comme un actif à long terme. Pour pouvoir acheter ce lopin de terre, il vous fallait un prêt, ce qui signifie que vous vous engagez auprès de la banque. Ensuite, vous deviez acheter des semences, du matériel, etc. et couvrir vos frais généraux. Bien sûr, vous ne vous êtes pas limité à produire une seule tomate, mais vous en avez cultivé beaucoup plus: pour les cueillir toutes, vous avez dû engager des gens pour vous aider. Ensuite, vous êtes parti au marché pour les vendre, réduisant ainsi votre stock de tomates mais augmentant votre réserve de trésorerie. Evidemment et malheureusement, vous devez payer des impôts sur ce que la vente a rapporté et présenter un compte de profits et pertes, et ainsi de suite. Cela vous donne déjà mal à la tête? Jetons un coup d’œil à tout ce qui se cache derrière la vente de cette tomate:
- Gestion des actifs immobilisés (votre terrain)
- Planification budgétaire (votre prêt)
- L’équipement et son entretien
- Achats
- Inventaire
- Frais généraux
- Ressources humaines
- Marketing
- Fiscalité
- Comptabilité
- Gestion de la trésorerie
Mais vous pourriez sans peine y rajouter des choses comme la gestion des produits, etc.
Plus que des tomates
Bien sûr, en réalité, vous ne vendez pas seulement des tomates, mais vous diversifiez en vendant également d’autres produits. Rien qu’en considérant toutes les étapes du processus de vente de tomates, vous pouvez imaginer comment tout se complique si vous faites cela avec un mélange de produits et de clients. Vous devez planifier votre production, gérer vos clients, maîtriser vos coûts … Bref, vous devez avoir une vision globale de tous les aspects du cycle économique.
C’est exactement à cela que sert un logiciel ERP. Par exemple, en enregistrant la vente, non seulement vous la comptabiliserez, mais vous la retrouverez également dans votre module marketing vous permettant de suivre vos meilleurs clients et de voir quels sont vos produits les plus vendus. En l’intégrant dans votre calcul de coût de revient, vous pourrez vous rendre compte si la vente de tomates est rentable pour vous ou non. Faites le lien avec votre gestion de patrimoine et voyez à quel point vous utilisez vos terres, calculez différents ratios et indicateurs. La liste des possibles se rallonge de plus en plus.
Pourquoi ils sont utiles
Les logiciels ERP aident à maintenir une vue d’ensemble globale du point de vue d’une entreprise, à voir le lien entre les différents aspects et à rendre l’ensemble plus efficace. Avant il y avait d’une part l’équipe du marketing qui avait son propre logiciel pour suivre, par exemple, l’historique des ventes et, d’autre part, la comptabilité qui avait son logiciel pour enregistrer les ventes. La production avait également sa propre application, et ainsi de suite. Vous comprenez immédiatement comment des données identiques sont saisies à plusieurs endroits : une réelle perte d’efficacité. Au lieu de saisir les mêmes données dans différents programmes et de répéter plusieurs fois la même action, un logiciel ERP garantit que vous ne devez le faire qu’une seule fois. Lorsque quelqu’un ajoute une action dans un module de cette manière, les données seront automatiquement utilisées pour alimenter les autres modules.
Certains considèrent encore ces programmes comme un méli-mélo ou une chaîne de programmes multiples. Je pense que c’est une vision très étriquée et dépassée, non seulement du logiciel mais également des entreprises. Une entreprise n’est pas seulement la somme de plusieurs départements, c’est une collaboration entre départements qui ont tous besoin les uns des autres. C’est sûrement lié à mon approche holistique et généraliste des choses, mais tel que je le vois, les programmes ERP sont principalement des ensembles complets de modules conçus pour aider les entreprises à ne pas négliger certains aspects grâce à la vue d’ensemble.
Par le biais de cet article, j’espère avoir contribué à une meilleure compréhension des logiciels ERP.