Werkuren

Hoe haalt u meer uit de tijd die u aan uw werk besteedt?

Doorgaans telt een werkweek 38 uren, maar sommige bedrijven kiezen voor een 40 urenweek die dan gecompenseerd wordt met 12 extra vakantiedagen. Op jaarbasis komt dat dan ook weer neer op een 38-urenweek. De vraag die wij in de titel stellen gaat echter dieper. In een klassieke werkomgeving gaat men ervan uit dat de uren die u doorbrengt op kantoor of in de fabriek overeenstemmen met werktijd. Voor thuiswerkers ligt dat anders: eerder dan uit te gaan van aanwezigheid of beschikbaarheid, zal men de uren die men effectief aan taken of opdrachten besteedt als werktijd beschouwen. Met dit artikel willen wij thuiswerkers helpen om wat als effectieve werkuren beschouwd wordt zo dicht mogelijk te brengen bij de tijd die men aan het werk besteedt.  

Onderstaande tips kunnen u helpen om efficiënter van thuis uit te werken en uw werktijd te optimaliseren: 

Stel een werkschema op 

Een goede planning zorgt voor een verhoogde productiviteit. Maak een soort to-do lijst met haalbare deadlines en neem de tijd om deze planning regelmatig bij te werken.  

Plan de moeilijkste en/of vervelendste taken in op uw piekmoment 

Heeft u meer energie in de ochtend? Ga dan van start met de moeilijkste taken. Bent u meer een avondmens? Start de werkdag dan niet onmiddellijk met taken die veel energie vragen. Zelfkennis is daarom een belangrijke sleutel tot efficiënt plannen.  

Laat u niet afleiden  

Weersta aan de verleiding om door te klikken naar wat uiteindelijk niets meer te maken heeft met wat u aanvankelijk aan het doen was op uw computer of op uw smartphone. Er bestaan tegenwoordig heel wat apps die u hierbij kunnen helpen. Denk maar aan SelfControl: deze app blokkeert bepaalde websites zodat u geconcentreerd verder kan werken.  

Wanneer de taak achter de rug is, mag u zichzelf wel belonen met bijvoorbeeld een korte pauze, een koffie, een krant lezen enz. Wat u uiteindelijk doet tijdens uw pauze doet er niet toe maar het is wel belangrijk deze in te lassen om nadien weer met volle moed verder te werken. 

Houd voldoende afwisseling tussen werk en ontspanning 

Het is belangrijk dat u voldoende afwisseling heeft tussen werkmomenten die bij thuiswerken zeer intensief kunnen zijn, en momenten van ontspanning. De boog kan immers niet constant gespannen staan. Een juiste balans tussen intens werken en echt ontspannen zal uw productiviteit zeker ten goede komen.  

Neem uw pauzes op het juiste ogenblik 

Wist u dat u na 50 minuten best een korte pauze inlast? Als u regelmatig pauzes inlast en deze pauzes dan nog gebruikt om wat te bewegen, kan u weer met volle moed uw werk geconcentreerd en energiek verderzetten. 

Wandelend vergaderen 

Mensen die veel vergaderen of een bureau-job uitoefenen, zitten bijna een hele dag neer. Voor hen is het belangrijk om iedere gelegenheid aan te grijpen om te bewegen. Waarom niet wandelend telefoneren of – net als Steve JOBS deed – wandelend vergaderen? Regelmatig tussendoor bewegen zorgt voor een evenwicht tussen fysische en psychische vermoeidheid waardoor u beter slaapt en bijgevolg over meer energie beschikt. Het is eveneens ook een goede uitlaatklep. Uiteraard organiseert u vergaderingen waarbij veel documenten of projecties nodig zijn om praktische redenen nog altijd beter in een vergaderzaal of via Teams.  

Hoe bereidt u dit soort wandelvergadering op een georganiseerde manier voor?  

  • Stippel een vaste route uit, zodat u en uw collega(s) zich op het gesprek kunnen focussen in plaats van door de omgeving afgeleid te worden 
  • Nog meer dan bij een klassieke vergadering, moet alles goed voorbereid zijn en de dagorde duidelijk zijn voor de deelnemers. Noteren kan u bijvoorbeeld doen via de dictafoon app op uw smartphone. Als u daarna niet te lang wacht zodat het onderwerp waarover u heeft gesproken nog fris in uw hoofd zit, kan u daarna alles netjes uitschrijven 
  • Beperk het aantal deelnemers aan de wandelvergadering tot max. drie 
  • Door te wandelen, leert u uw collega’s kennen op een andere manier. De meer ontspannen context zorgt voor meer openheid en bevordert het knopen van een hechtere band

Vindt u het niet makkelijk om effectief te weten hoelang u juist heeft gewerkt? VS Invest maakt gebruik van de Timeular, de meest handige tool om uw effectieve werktijd te registeren. Timeular helpt u er trouwens aan herinneren om regelmatig pauzes in te lassen. U krijgt een inzicht in uw tijdsbesteding zodat u kan werken aan een goed evenwicht tussen werken en ontspannen. Als u wat meer wil lezen over het gebruik van Timeular verwijzen wij u naar volgend artikel: Prikklokarrest.

Writing

Waarom en hoe een artikel schrijven?

De opbouw van een artikel volgt een redelijk strikt stramien op en onderscheidt zich van een sales-pitch al was het maar omdat men niet vanuit hetzelfde uitgangspunt schrijft.

Om een goed artikel te schrijven, moet u zich steeds de vraag stellen: welke meerwaarde bied ik de lezer? Daardoor is de focus altijd probleemoplossend. Eerst en vooral moet u nagaan of de lezer zich bewust is van het probleem of van de potentiële uitdaging? Vervolgens moet u nadenken over een mogelijke oplossing. Mits wat zoeken, vindt men op het web al gratis de algemene informatie. De meerwaarde ligt dus in de personalisatie van de oplossing voor het specifieke geval.

Think outside the box

Denk bijvoorbeeld aan al de modellen voor contracten en brieven die u gratis online kunt terugvinden. Doorgaans voldoen ze aan de elementaire behoeften, maar vaak sluiten ze niet 100% aan met datgene wat u nu net nodig heeft. Sommigen gebruiken dan wel de gevonden informatie en verwerken deze volgens eigen keuze. Ze zijn er tevreden mee omdat het grootste deel al voor hen voorbereid werd. Als één van hen later een ander model nodig heeft, is de kans groot dat hij weer op dezelfde site terecht komt. Na een tijdje zal hij actief deze site tussen de Google resultaten opzoeken om een aangepast antwoord te vinden. Hij beschouwt nu de auteur van de artikels op deze site als een expert. De site wordt zijn referentie en hij zal deze aanbevelen bij kennissen en collega’s die ook op zoek zijn naar gelijkaardige oplossingen. De kans is miniem dat deze persoon ooit iets bij u zal aankopen, en dat is oke. De aanbevelingen binnen zijn netwerk bouwen immers mee aan uw legitimiteit die, vroeg of laat, iemand met minder zelfvertrouwen of weinig tijd, ertoe aanzet om wel beroep op u te doen.

Een sales-pitch wordt snel herkend en bijgevolg vaak gewoon genegeerd om dan verder te zoeken naar degelijke en vrijblijvende informatie. Niets is zo frustrerend dan vast te stellen tijdens een eerste informatiezoektocht dat het antwoord op uw vraag uiteindelijk verborgen zit achter uw kredietkaart.

Een degelijk artikel respecteert volgende structuur:

Wat is de situatie?

Wat is de aanleiding tot het schrijven van dit artikel? Een nieuwe regelgeving? Nieuwe technologie? Dit is de uitnodiging tot verder lezen. De lezer moet onmiddellijk zien “dit is hetgeen waarnaar ik zocht!”

Wat zijn de risico’s/gevolgen?

De auteur schetst de hele gradatie van “de onaangename gevolgen” tot “het doemscenario”. Dat zorgt ervoor dat de lezer gemotiveerd is om effectief verder te kijken naar de oplossing en daarna ook actie te ondernemen. Om het concreter te maken en om het identificatievermogen te verhogen, wordt de situatie beeldend geschetst. De lezer zegt dan in zichzelf “Dit is inderdaad hetgeen wat ik tegenkom”, hetgeen hem de bevestiging geeft dat hij zijn tijd niet aan het verliezen is. De honger naar een oplossing is op z’n hoogst.

De a minima standaardoplossing

Nu is het tijd om de lezer wat gerust te stellen: het is nu ook weer niet zó erg. Het is het moment om de “duct tape”-oplossing te introduceren. Die oplossing zet u op weg maar heeft vaak geen structurele impact. Ze kan echter wel al voldoende helpen in bepaalde gevallen. In het artikel over het prikklokarrest wordt aangegeven dat een intekenblad voldoende is om de gewerkte uren te registreren. Is dat een haalbare oplossing in een iets grotere structuur? Hoogstwaarschijnlijk niet, maar voor iemand die gewoon 1 werknemer heeft die dagelijks op kantoor werkt, is dat voor 90% van de gevallen ruim voldoende.

De eigenlijke meerwaarde-oplossing

Hier treedt de expert op de voorgrond: dit is de echte oplossing die de situatie ingrijpend een positieve wending geeft. Deze oplossing zal 80% van de lezers tevredenstellen. Ze hebben er dan juist wat aan te sleutelen om het volledig aan hun structuur en wensen aan te passen. De lezer herkent de aangeboden meerwaarde: een werkbaar antwoord op hun vraag waarmee ze concreet aan de slag kunnen. Zo wordt de auteur de expert die hen op een paar minuten een antwoord biedt op iets waarnaar ze zochten. Ze zijn je psychologisch iets verschuldigd.

Het slot

Als “binnenkopper” doet u een beroep op het engagement van de lezer: “Deel deze blogpost als die je geholpen heeft”. Vervolgens laat u gewoon weten dat de deur open staat: als hij wat specifiekere begeleiding nodig heeft, staat u altijd ter beschikking. Dat zorgt ervoor dat de communicatielijn openblijft voor mogelijk geïnteresseerde klanten, zonder verplichting.

Article

Uw blogartikelen zorgen zo voor meer websiteverkeer en een verhoogde naambekendheid. Dit groeit nu eenmaal sneller wanneer mensen er niet voor moeten betalen.

Als afsluiter zouden we adviseren om het kort te houden. Een artikel dat te lang is, wordt niet tot op het einde gelezen. Twee tot drie A4 pagina’s is ruim voldoende. Het doorsnee concentratievermogen online wordt korter en korter. Zuinig omgaan met details en nuances helpt om het bondig te houden. Als de lezer die wenst, kan hij er altijd naar vragen. En als zo’n vraag er vaak komt, kan dat een aanleiding zijn om nog een bijkomend artikel te publiceren waarnaar ze worden doorverwezen voor meer informatie over het specifieke onderwerp.

Telework

Work-life balance

Geleidelijk aan evolueerden we naar een tijd waarin thuiswerk normaal werd. Maar wat als thuiswerk nu de toekomst zou zijn?

Door de COVID-19 situatie werden vele werknemers van verschillende ondernemingen geconfronteerd met thuiswerk. Hierdoor ontdekten ze ook de voordelen die thuiswerk te bieden heeft & deze voordelen zullen alleen maar toenemen in de toekomst.

Wist je dat er momenteel 75% van de Belgen van thuis uit werkt? Dit is een percentage dat een forse stijging zal kennen in de loop van de jaren. Dit is niet enkel te wijten aan het coronavirus, maar ook aan het feit dat steeds meer bedrijven hun werknemers de kans geven om van thuis uit te werken.

Sommigen zien thuiswerk echter niet als een cadeau. Het is belangrijk om alle voor- en nadelen te overlopen wanneer men je vraagt of je van thuis uit wil werken. Sommige mensen zijn hier echter niet geschikt voor omdat ze nood hebben aan het sociale contact.

Verbetering van de productiviteit bij thuiswerk

Weeklyplanner

Thuiswerk draait om het perfecte evenwicht te vinden tussen het werkleven en het privéleven. Je kan het jezelf makkelijker maken door een dagelijkse to do list op te stellen. Op deze manier kan je ook je nodige pauzes inplannen. Een van de grootste voordelen aan thuiswerken, is dat je vaak je werkuren zelf kan bepalen. Hierbij moet je nagaan op welke momenten van de dag je het productiefst bent.

Daarnaast is het belangrijk dat de werkgevers erop vertrouwen dat hun werknemers het werk naar behoren zullen verrichten. Ze kunnen de productiviteit van hun werknemers stimuleren door feedback te geven, te zeggen dat er ze goed bezig zijn, etc. Het is belangrijk dat werkgevers niet beoordelen op het aantal gewerkte uren, maar wel op de behaalde resultaten. Regelmatig vergaderen om het sociaal contact te behouden, is eveneens van essentieel belang.

Evenwicht vinden tussen werk- en privéleven

Werknemers hebben vaak te kampen met stress omwille van het woon-werkverkeer. Wanneer men werkt op kantoor, heeft men het gevoel dat men beter moet presteren en is men geneigd om meer overuren te doen (omdat ze dit als een verplichting zien).

Bij thuiswerkers ligt het risico op een burn-out veel lager omdat ze een betere work-life balance hebben. Ze hebben de indruk dat ze over voldoende tijd beschikken om hun werk uit te voeren en vinden het om deze reden aangenamer werken. Bovendien is het bewezen dat thuiswerk de concentratie bevordert.

Voor- en nadelen aan thuiswerken

Wanneer je ’s morgens opstaat, hoef je helemaal niet na te denken over de perfecte outfit om naar het werk te gaan. Je kan gewoon een hele dag werken in je pyjama! (Behalve bij een meeting uiteraard). Daarnaast kan je zelf je werkuren bepalen en hoef je je niet druk te maken om files.

Thuiswerkers nemen minder vaak ontslag dan werknemers op kantoor. Dit komt door een verhoogde job tevredenheid en het feit dat ze meer vrij tijd hebben.

Maar thuiswerk heeft ook zo z’n nadelen. Het meest voor de hand liggende is dat ze zich eenzamer voelen. Medewerkers die van thuis uit werken hebben minder contact met collega’s terwijl velen juist energie halen uit de aanwezigheid van anderen. Ze kunnen zich hierdoor minder betrokken voelen.  

Anderzijds is het moeilijk om werk en privé gescheiden te houden. Thuis word je sneller afgeleid door je privéleven (kinderen, familie, huishoudelijke taken, …). Het is belangrijk om jezelf discipline op te leggen zodat je niet bezig blijft met het werk. Na een tijd kan dit heel wat stress en vermoeidheid met zich meebrengen. Om dit te voorkomen richt je best je eigen werkplek in zodat je minder snel afgeleid wordt.

Let’s move forward y’all!

Time is valuable, and telework is a viable component to help improve quality of life in many ways

– Rob Wittman

Hoe past u Taylorisme toe bij het oplossen van problemen

Stel u voor: om te voldoen aan de verplichtingen om een filiaal te openen, wil mijn klant een eenmanszaak omzetten naar een vennootschap. Daarvoor kan hij overwegen om een bedrijf te kopen van een zakenpartner die in een gelijkaardige sector werkt, waar nog steeds discussie heerst over de waarde van dat bedrijf en de vraag of men al dan niet de aandelen of de activiteit koopt. Tegelijkertijd stelt hij zich de vraag hoe hij alle activiteiten en bedrijven onderling moet organiseren. Voor mijn klant was het één groot probleem waar hij geen oplossing voor zag.

De oplossing vinden we terug in de 18e eeuw: Taylorisme.

1. Identificeer de verschillende knelpunten

Voor mijn klant (en veel andere mensen) is er één groot probleem. Er zijn eigenlijk 4 problemen:

  • De behoefte aan een vennootschap voor de nieuwe activiteit
  • Gaat men de aandelen kopen of een bedrijf oprichten om de activiteit te kopen?
  • Wat is de juiste waarde van hetgeen wat men wil kopen en welke onderhandelingsstrategie moet worden toegepast?
  • Hoe bouwt men de structuur op tussen de verschillende bedrijven?

Er zijn twee verschillende benaderingen die de knelpunten identificeren: ofwel zoeken we verschillende oplossingen, ofwel proberen we alles zoveel mogelijk en voor zover dat de onderdelen nog zinvol lijken, op te splitsen.

2. Kijk of er een bepaalde volgorde is

Soms moet u bepaalde problemen eerst oplossen voordat u een ander probleem kan oplossen. Dit soort problemen geven u het gevoel dat het probleem te complex is. In dit voorbeeld komt de organisatie van de structuur als laatste aan bod omdat we eerst de problemen moeten oplossen die betrekking hebben op de elementen waaruit de structuur zal bestaan.

U kan dit vergelijken met bouwwerken: eerst moet u de fundering leggen vooraleer u het dak op het gebouw kan plaatsen. De volgorde is zeer belangrijk, want het kan zijn dat u sommige dingen moet herwerken of dat u vast komt te zitten omdat sommige onderdelen ontbreken.

3. Prioriteren

Soms is een volgorde niet voor de hand liggend of is het irrelevant voor een paar onderliggende problemen. Hier moet men prioriteiten stellen.

4. Los de verschillende problemen op

U heeft nu een aantal overzichtelijke problemen op te lossen. U zal merken dat u zich niet meer zo overweldigd voelt en dat u meer gemotiveerd bent.
Het is niet omdat u een bepaalde volgorde voor ogen heeft, dat u er niet van kan afwijken. Soms komt u in een stroming terecht die beter past of veranderen zaken waardoor u bepaalde stappen moet herzien.

Dingen veranderen snel en dat geldt ook voor situaties. Wees flexibel genoeg om ook met uw omgeving mee te veranderen. Veel principes in de bedrijfswereld, zoals deze, hebben toepassingen op verschillende vlakken, maar kunnen ook buiten de bedrijfswereld worden toegepast. Laat het niet na om de rationele processen die u als professional heeft, toe te passen in uw besluitvorming of het oplossen van problemen in uw privéleven. U zal zien dat het leven makkelijker wordt!

Heeft u nog andere tips? Deel het dan zeker met ons in de reacties hieronder!


Ruwe richtlijn om te beginnen met controlling en kostenberekening

kosten berekening

In eenvoudige bedrijfssituaties is het makkelijk om de kosten te berekenen. Er is een eenvoudig proces, waarbij slechts één bepaalde as wordt gevolgd. Denk bijvoorbeeld aan een bakker. Hij weet hoeveel hij van elk ingrediënt nodig heeft om zijn brood te bereiden, kent de prijs en weet hoeveel huur hij per maand moet betalen. Voor de meeste bedrijven is het niet zo duidelijk. Hieronder volgt een korte handleiding over hoe u kan beginnen met het berekenen en het beheersen van de kosten in een bedrijf. 

Het eerste wat u moet weten is: wat is de processtroom in het bedrijf? Wat is er nodig om uw eindproduct te produceren, welke stappen moeten er ondernomen worden, wanneer moet elk onderdeel toegevoegd worden, hoe wordt de productie gepland, enz. U moet in staat zijn om in – wat wij noemen – een “resource flow chart” elke stap te noteren op de weg vanaf grondstoffen en menselijke arbeid tot het innen van betalingen. Krijgt u dit voor elkaar? Geweldig, dan kunt u naar de volgende stap gaan.  

analyseren

Nu begint het deel waar u uw gegevensstroom begrijpt. Hier moet u uw resource flow chart nog een keer doornemen, maar dan wel vanuit een data-entry perspectief. Wie heeft welk document nodig, op welk tijdstip, wie vult het in, hoe en waar zijn de gegevens opgeslagen, wie moet het valideren, enz. Op het einde bekomt u zo een “data flow chart” die een laag boven de resource flow chart creëert, waardoor u een perfect en compleet beeld krijgt van uw activiteit vanuit een gegevensperspectief. Deze stap is van cruciaal belang omdat het u helpt om de cijfers te achterhalen die u nodig heeft om uw berekeningen te maken, alsook om knelpunten en problemen te identificeren. 

Het belang van de eerste twee stappen bestaat niet enkel uit het ontdekken van aan wie je vragen moet stellen wanneer iets niet werkt, maar vooral uit het zeer diepgaand begrijpen hoe de onderneming werkt. Zonder deze kennis, zal u niet in staat zijn om de essentiële link tussen de cijfers en de kosten te maken, waardoor het onmogelijk wordt om een correcte analyse voor kostenbesparing op te stellen.  

Zodra deze twee stappen achter de rug zijn, wordt het gemakkelijk. U kan de kosten (of het percentage dat u statisch vond) koppelen aan wat u wilt om de kosten ervan te berekenen. U overgaan tot de berekening van ratio’s en nettomarges. 

Tijd is kostbaar, maar het loont de moeite om in het proces te investeren. Herstelt u uw auto liever met het juiste onderdeel of kiest u eerder voor een herstelling met duct tape? Als u kiest voor het juiste onderdeel, zou u kunnen grommen over het feit dat u meer moet betalen, maar u accepteert het omdat u wilt dat uw auto rijdt en veilig is. Doe hetzelfde met uw tijd.