Werkuren

Hoe haalt u meer uit de tijd die u aan uw werk besteedt?

Doorgaans telt een werkweek 38 uren, maar sommige bedrijven kiezen voor een 40 urenweek die dan gecompenseerd wordt met 12 extra vakantiedagen. Op jaarbasis komt dat dan ook weer neer op een 38-urenweek. De vraag die wij in de titel stellen gaat echter dieper. In een klassieke werkomgeving gaat men ervan uit dat de uren die u doorbrengt op kantoor of in de fabriek overeenstemmen met werktijd. Voor thuiswerkers ligt dat anders: eerder dan uit te gaan van aanwezigheid of beschikbaarheid, zal men de uren die men effectief aan taken of opdrachten besteedt als werktijd beschouwen. Met dit artikel willen wij thuiswerkers helpen om wat als effectieve werkuren beschouwd wordt zo dicht mogelijk te brengen bij de tijd die men aan het werk besteedt.  

Onderstaande tips kunnen u helpen om efficiënter van thuis uit te werken en uw werktijd te optimaliseren: 

Stel een werkschema op 

Een goede planning zorgt voor een verhoogde productiviteit. Maak een soort to-do lijst met haalbare deadlines en neem de tijd om deze planning regelmatig bij te werken.  

Plan de moeilijkste en/of vervelendste taken in op uw piekmoment 

Heeft u meer energie in de ochtend? Ga dan van start met de moeilijkste taken. Bent u meer een avondmens? Start de werkdag dan niet onmiddellijk met taken die veel energie vragen. Zelfkennis is daarom een belangrijke sleutel tot efficiënt plannen.  

Laat u niet afleiden  

Weersta aan de verleiding om door te klikken naar wat uiteindelijk niets meer te maken heeft met wat u aanvankelijk aan het doen was op uw computer of op uw smartphone. Er bestaan tegenwoordig heel wat apps die u hierbij kunnen helpen. Denk maar aan SelfControl: deze app blokkeert bepaalde websites zodat u geconcentreerd verder kan werken.  

Wanneer de taak achter de rug is, mag u zichzelf wel belonen met bijvoorbeeld een korte pauze, een koffie, een krant lezen enz. Wat u uiteindelijk doet tijdens uw pauze doet er niet toe maar het is wel belangrijk deze in te lassen om nadien weer met volle moed verder te werken. 

Houd voldoende afwisseling tussen werk en ontspanning 

Het is belangrijk dat u voldoende afwisseling heeft tussen werkmomenten die bij thuiswerken zeer intensief kunnen zijn, en momenten van ontspanning. De boog kan immers niet constant gespannen staan. Een juiste balans tussen intens werken en echt ontspannen zal uw productiviteit zeker ten goede komen.  

Neem uw pauzes op het juiste ogenblik 

Wist u dat u na 50 minuten best een korte pauze inlast? Als u regelmatig pauzes inlast en deze pauzes dan nog gebruikt om wat te bewegen, kan u weer met volle moed uw werk geconcentreerd en energiek verderzetten. 

Wandelend vergaderen 

Mensen die veel vergaderen of een bureau-job uitoefenen, zitten bijna een hele dag neer. Voor hen is het belangrijk om iedere gelegenheid aan te grijpen om te bewegen. Waarom niet wandelend telefoneren of – net als Steve JOBS deed – wandelend vergaderen? Regelmatig tussendoor bewegen zorgt voor een evenwicht tussen fysische en psychische vermoeidheid waardoor u beter slaapt en bijgevolg over meer energie beschikt. Het is eveneens ook een goede uitlaatklep. Uiteraard organiseert u vergaderingen waarbij veel documenten of projecties nodig zijn om praktische redenen nog altijd beter in een vergaderzaal of via Teams.  

Hoe bereidt u dit soort wandelvergadering op een georganiseerde manier voor?  

  • Stippel een vaste route uit, zodat u en uw collega(s) zich op het gesprek kunnen focussen in plaats van door de omgeving afgeleid te worden 
  • Nog meer dan bij een klassieke vergadering, moet alles goed voorbereid zijn en de dagorde duidelijk zijn voor de deelnemers. Noteren kan u bijvoorbeeld doen via de dictafoon app op uw smartphone. Als u daarna niet te lang wacht zodat het onderwerp waarover u heeft gesproken nog fris in uw hoofd zit, kan u daarna alles netjes uitschrijven 
  • Beperk het aantal deelnemers aan de wandelvergadering tot max. drie 
  • Door te wandelen, leert u uw collega’s kennen op een andere manier. De meer ontspannen context zorgt voor meer openheid en bevordert het knopen van een hechtere band

Vindt u het niet makkelijk om effectief te weten hoelang u juist heeft gewerkt? VS Invest maakt gebruik van de Timeular, de meest handige tool om uw effectieve werktijd te registeren. Timeular helpt u er trouwens aan herinneren om regelmatig pauzes in te lassen. U krijgt een inzicht in uw tijdsbesteding zodat u kan werken aan een goed evenwicht tussen werken en ontspannen. Als u wat meer wil lezen over het gebruik van Timeular verwijzen wij u naar volgend artikel: Prikklokarrest.

Writing

Waarom en hoe een artikel schrijven?

De opbouw van een artikel volgt een redelijk strikt stramien op en onderscheidt zich van een sales-pitch al was het maar omdat men niet vanuit hetzelfde uitgangspunt schrijft.

Om een goed artikel te schrijven, moet u zich steeds de vraag stellen: welke meerwaarde bied ik de lezer? Daardoor is de focus altijd probleemoplossend. Eerst en vooral moet u nagaan of de lezer zich bewust is van het probleem of van de potentiële uitdaging? Vervolgens moet u nadenken over een mogelijke oplossing. Mits wat zoeken, vindt men op het web al gratis de algemene informatie. De meerwaarde ligt dus in de personalisatie van de oplossing voor het specifieke geval.

Think outside the box

Denk bijvoorbeeld aan al de modellen voor contracten en brieven die u gratis online kunt terugvinden. Doorgaans voldoen ze aan de elementaire behoeften, maar vaak sluiten ze niet 100% aan met datgene wat u nu net nodig heeft. Sommigen gebruiken dan wel de gevonden informatie en verwerken deze volgens eigen keuze. Ze zijn er tevreden mee omdat het grootste deel al voor hen voorbereid werd. Als één van hen later een ander model nodig heeft, is de kans groot dat hij weer op dezelfde site terecht komt. Na een tijdje zal hij actief deze site tussen de Google resultaten opzoeken om een aangepast antwoord te vinden. Hij beschouwt nu de auteur van de artikels op deze site als een expert. De site wordt zijn referentie en hij zal deze aanbevelen bij kennissen en collega’s die ook op zoek zijn naar gelijkaardige oplossingen. De kans is miniem dat deze persoon ooit iets bij u zal aankopen, en dat is oke. De aanbevelingen binnen zijn netwerk bouwen immers mee aan uw legitimiteit die, vroeg of laat, iemand met minder zelfvertrouwen of weinig tijd, ertoe aanzet om wel beroep op u te doen.

Een sales-pitch wordt snel herkend en bijgevolg vaak gewoon genegeerd om dan verder te zoeken naar degelijke en vrijblijvende informatie. Niets is zo frustrerend dan vast te stellen tijdens een eerste informatiezoektocht dat het antwoord op uw vraag uiteindelijk verborgen zit achter uw kredietkaart.

Een degelijk artikel respecteert volgende structuur:

Wat is de situatie?

Wat is de aanleiding tot het schrijven van dit artikel? Een nieuwe regelgeving? Nieuwe technologie? Dit is de uitnodiging tot verder lezen. De lezer moet onmiddellijk zien “dit is hetgeen waarnaar ik zocht!”

Wat zijn de risico’s/gevolgen?

De auteur schetst de hele gradatie van “de onaangename gevolgen” tot “het doemscenario”. Dat zorgt ervoor dat de lezer gemotiveerd is om effectief verder te kijken naar de oplossing en daarna ook actie te ondernemen. Om het concreter te maken en om het identificatievermogen te verhogen, wordt de situatie beeldend geschetst. De lezer zegt dan in zichzelf “Dit is inderdaad hetgeen wat ik tegenkom”, hetgeen hem de bevestiging geeft dat hij zijn tijd niet aan het verliezen is. De honger naar een oplossing is op z’n hoogst.

De a minima standaardoplossing

Nu is het tijd om de lezer wat gerust te stellen: het is nu ook weer niet zó erg. Het is het moment om de “duct tape”-oplossing te introduceren. Die oplossing zet u op weg maar heeft vaak geen structurele impact. Ze kan echter wel al voldoende helpen in bepaalde gevallen. In het artikel over het prikklokarrest wordt aangegeven dat een intekenblad voldoende is om de gewerkte uren te registreren. Is dat een haalbare oplossing in een iets grotere structuur? Hoogstwaarschijnlijk niet, maar voor iemand die gewoon 1 werknemer heeft die dagelijks op kantoor werkt, is dat voor 90% van de gevallen ruim voldoende.

De eigenlijke meerwaarde-oplossing

Hier treedt de expert op de voorgrond: dit is de echte oplossing die de situatie ingrijpend een positieve wending geeft. Deze oplossing zal 80% van de lezers tevredenstellen. Ze hebben er dan juist wat aan te sleutelen om het volledig aan hun structuur en wensen aan te passen. De lezer herkent de aangeboden meerwaarde: een werkbaar antwoord op hun vraag waarmee ze concreet aan de slag kunnen. Zo wordt de auteur de expert die hen op een paar minuten een antwoord biedt op iets waarnaar ze zochten. Ze zijn je psychologisch iets verschuldigd.

Het slot

Als “binnenkopper” doet u een beroep op het engagement van de lezer: “Deel deze blogpost als die je geholpen heeft”. Vervolgens laat u gewoon weten dat de deur open staat: als hij wat specifiekere begeleiding nodig heeft, staat u altijd ter beschikking. Dat zorgt ervoor dat de communicatielijn openblijft voor mogelijk geïnteresseerde klanten, zonder verplichting.

Article

Uw blogartikelen zorgen zo voor meer websiteverkeer en een verhoogde naambekendheid. Dit groeit nu eenmaal sneller wanneer mensen er niet voor moeten betalen.

Als afsluiter zouden we adviseren om het kort te houden. Een artikel dat te lang is, wordt niet tot op het einde gelezen. Twee tot drie A4 pagina’s is ruim voldoende. Het doorsnee concentratievermogen online wordt korter en korter. Zuinig omgaan met details en nuances helpt om het bondig te houden. Als de lezer die wenst, kan hij er altijd naar vragen. En als zo’n vraag er vaak komt, kan dat een aanleiding zijn om nog een bijkomend artikel te publiceren waarnaar ze worden doorverwezen voor meer informatie over het specifieke onderwerp.

Prikklokarrest

Telewerken is een steeds populairdere optie binnen bedrijven van de dienstensector. De laatste maanden nam deze tendens sterk toe om te helpen de verspreiding van het COVID-19 virus te beperken.

Een recent arrest van de Brusselse Arbeidsrechtbank, gebaseerd op de Europese regelgeving, moedigt werkgevers aan om na te denken over het onderwerp van de effectieve arbeidstijd. Wanneer een werknemer beweert overuren te hebben gemaakt, kan het voor de werkgever erg moeilijk zijn om het tegendeel te bewijzen als hij niet beschikt over een systeem voor het registreren van de werkelijke werktijd. Zonder dit bewijs zijn deze opgeëiste uren inderdaad verschuldigd.

Stel u voor …

U ontslaat een werknemer. Hoewel u altijd soepel bent geweest in de organisatie van zijn werktijd, vraagt ​​hij op het einde van zijn contract de uitbetaling van 100 overuren. Bij gebrek aan een systeem voor het registreren van effectieve werktijd, wordt u veroordeeld tot het betalen van deze onterecht opgeëiste overuren.

Er wordt geen formele methode opgelegd om de uren bij te houden: een eenvoudig uurrooster dat door de werknemer is ondertekend, kan volstaan. In de praktijk vergemakkelijkt een geautomatiseerd formulier vaak het werk van de loondienst.

Zelf gebruiken we Timeular, een praktische en gebruiksvriendelijke tool in de vorm van een octaëder (een 8-zijdige dubbele piramide), waarvan elke zijde kan worden toegeschreven aan een activiteit, dossier of taak. De gebruiker draait het blokje zo dat de aan de taak toegewezen zijde bovenaan komt te liggen: het registreren van de tijd start. Hij zet het blokje terug op zijn basis om een ​​einde te maken aan de tijdsregistratie. De bijbehorende toepassing wordt op de computer en/of op de telefoon van de medewerker geïnstalleerd. Deze maakt meerdere integraties mogelijk (bijvoorbeeld met de kalender) en biedt meer flexibiliteit zonder dat je overal het blokje dient mee te nemen om de registratie van arbeidstijd voort te zetten. Alle gepresteerde uren worden geëxporteerd in Excel-formaat en vervolgens voor elke werknemer afgedrukt in PDF-formaat, zodat hij kan valideren en ondertekenen.

De toepassing stelt dus zowel de werkgever als zijn werknemers in staat om de werkelijk gepresteerde uren op te volgen en houdt toezicht op een correct evenwicht tussen privé- en beroepsleven.

Er zijn nog andere voordelen verbonden aan het gebruik van de Timeular-tracker. Net als wij kunt u eenvoudig opvolgen hoeveel uren uw medewerkers aan elk van hun diverse taken besteed hebben. Een gedetailleerd rapport over de tijdsbesteding aan alle uitgevoerde taken is 24 uur later beschikbaar. Door handig met criteria en selecties om te gaan, kunt u de analyse verfijnen op niveau van periode, gebruiker, project, taak en tag. Met de ingegeven tags en opmerkingen kan de registratie als een rapport worden gebruikt om het doorrekenen van uren te rechtvaardigen. De tool maakt het ook mogelijk om de rentabiliteit van projecten met een forfaitaire prijsovereenkomst te evalueren en combineert zo administratieve nuttigheid met efficiënt analytisch beheer.

Dankzij VS Invest – partner van Timeular – bekomt u 5% korting indien u de kortingscode VSINVEST05 gebruikt. Ga naar https://timeular.com/ref/VSInvest/ voor transparant werktijdbeheer. Wij staan ​​tot uw beschikking voor een verdergaande integratie van deze tool in uw IT-omgeving. Blijf ons volgen voor meer tips voor bedrijfsbeheer in de 21e eeuw.

Telework

Work-life balance

Geleidelijk aan evolueerden we naar een tijd waarin thuiswerk normaal werd. Maar wat als thuiswerk nu de toekomst zou zijn?

Door de COVID-19 situatie werden vele werknemers van verschillende ondernemingen geconfronteerd met thuiswerk. Hierdoor ontdekten ze ook de voordelen die thuiswerk te bieden heeft & deze voordelen zullen alleen maar toenemen in de toekomst.

Wist je dat er momenteel 75% van de Belgen van thuis uit werkt? Dit is een percentage dat een forse stijging zal kennen in de loop van de jaren. Dit is niet enkel te wijten aan het coronavirus, maar ook aan het feit dat steeds meer bedrijven hun werknemers de kans geven om van thuis uit te werken.

Sommigen zien thuiswerk echter niet als een cadeau. Het is belangrijk om alle voor- en nadelen te overlopen wanneer men je vraagt of je van thuis uit wil werken. Sommige mensen zijn hier echter niet geschikt voor omdat ze nood hebben aan het sociale contact.

Verbetering van de productiviteit bij thuiswerk

Weeklyplanner

Thuiswerk draait om het perfecte evenwicht te vinden tussen het werkleven en het privéleven. Je kan het jezelf makkelijker maken door een dagelijkse to do list op te stellen. Op deze manier kan je ook je nodige pauzes inplannen. Een van de grootste voordelen aan thuiswerken, is dat je vaak je werkuren zelf kan bepalen. Hierbij moet je nagaan op welke momenten van de dag je het productiefst bent.

Daarnaast is het belangrijk dat de werkgevers erop vertrouwen dat hun werknemers het werk naar behoren zullen verrichten. Ze kunnen de productiviteit van hun werknemers stimuleren door feedback te geven, te zeggen dat er ze goed bezig zijn, etc. Het is belangrijk dat werkgevers niet beoordelen op het aantal gewerkte uren, maar wel op de behaalde resultaten. Regelmatig vergaderen om het sociaal contact te behouden, is eveneens van essentieel belang.

Evenwicht vinden tussen werk- en privéleven

Werknemers hebben vaak te kampen met stress omwille van het woon-werkverkeer. Wanneer men werkt op kantoor, heeft men het gevoel dat men beter moet presteren en is men geneigd om meer overuren te doen (omdat ze dit als een verplichting zien).

Bij thuiswerkers ligt het risico op een burn-out veel lager omdat ze een betere work-life balance hebben. Ze hebben de indruk dat ze over voldoende tijd beschikken om hun werk uit te voeren en vinden het om deze reden aangenamer werken. Bovendien is het bewezen dat thuiswerk de concentratie bevordert.

Voor- en nadelen aan thuiswerken

Wanneer je ’s morgens opstaat, hoef je helemaal niet na te denken over de perfecte outfit om naar het werk te gaan. Je kan gewoon een hele dag werken in je pyjama! (Behalve bij een meeting uiteraard). Daarnaast kan je zelf je werkuren bepalen en hoef je je niet druk te maken om files.

Thuiswerkers nemen minder vaak ontslag dan werknemers op kantoor. Dit komt door een verhoogde job tevredenheid en het feit dat ze meer vrij tijd hebben.

Maar thuiswerk heeft ook zo z’n nadelen. Het meest voor de hand liggende is dat ze zich eenzamer voelen. Medewerkers die van thuis uit werken hebben minder contact met collega’s terwijl velen juist energie halen uit de aanwezigheid van anderen. Ze kunnen zich hierdoor minder betrokken voelen.  

Anderzijds is het moeilijk om werk en privé gescheiden te houden. Thuis word je sneller afgeleid door je privéleven (kinderen, familie, huishoudelijke taken, …). Het is belangrijk om jezelf discipline op te leggen zodat je niet bezig blijft met het werk. Na een tijd kan dit heel wat stress en vermoeidheid met zich meebrengen. Om dit te voorkomen richt je best je eigen werkplek in zodat je minder snel afgeleid wordt.

Let’s move forward y’all!

Time is valuable, and telework is a viable component to help improve quality of life in many ways

– Rob Wittman

Automatisering: vecht er niet tegen, maar maak er deel van uit!

We horen allemaal wel eens dat mensen zich zorgen maken over automatisering, hoe het jobs zal laten verdwijnen en dat AI een bedreiging zal zijn voor veel activiteiten Ik ben het ermee eens, automatisering zal situaties veranderen. Anderzijds ben ik het niet eens met de veronderstelling dat men er zich tegen moet verzetten. Het principe waar ik mee werk, is simpel: als het repetitief wordt, is het saai… en een computer zou dat dan voor mij moeten kunnen doen.

In de afgelopen jaren heb ik een schema ontwikkeld voor het optimaliseren en automatiseren van taken, waardoor ik mij werk bespaar. Soms zorgde ik er zelfs voor dat mijn job kon verdwijnen. Of ik dat erg vond? Helemaal niet vermits ik deel uitmaakte van het proces als een deel van de oplossing. Automatisering is iets waarin u actief moet zijn. In een situatie waar automatisering mogelijk is, bent u degene die weet hoe de dingen werken, de stroom van gegevens of processen kent, weet welke kernpunten aandacht nodig hebben en zo verder. U bent de meest geschikte persoon om een tool te helpen ontwikkelen dat uw werk makkelijker maakt, of zelfs nutteloos. U heeft de sleutel tot een succesvolle automatisering in handen. U denkt misschien dat u uw bron van inkomsten in gevaar brengt, maar u ontwikkelt eigenlijk uw capaciteiten om een expert te worden.

Werkbureau

Ik heb in bedrijven gewerkt waar verandering geen deel uitmaakte van hun DNA. Wanneer ik veel tijd besteedde aan het bouwen van een Excel-bestand met ingewikkelde formules die zoveel mogelijk handmatig werk probeerden te vermijden, zei mijn chef dat ik daarmee moest stoppen en het voor mezelf gemakkelijker moest maken door gewoon de invoer te doen en de berekeningen regel per regel uit te voeren. Ik knikte maar deed het toch (ik kan een beetje koppig zijn). Het kostte mij 4 uren om dat geautomatiseerd bestand op te bouwen, terwijl het slechts 2 uur in beslag nam om het gewoon in te vullen. Ik wist dat dezelfde vraag weer zou komen. Toen ik de maand nadien een soortgelijk rapport moest opstellen, kon ik het 5 minuten later afleveren omdat ik alleen de parameters hoefde aan te passen. Ineens werd de extra tijd die ik er de vorige maand aan had besteed ruimschoots gecompenseerd.

Uiteindelijk deed ik dit voor veel rapporten. Ik werkte met Access en Excel en hielp collega’s met hun taken door hen te laten zien hoe ze de tools die ze hadden. Konden gebruiken Na verloop van enkele maanden werd een baan die vroeger meer dan voltijds was, een taak die minder dan 30 minuten per dag in beslag nam en gemakkelijk tussen mijn collega’s kon worden verdeeld. Mijn contract werd beëindigd omdat de baan niet meer nodig was. U zou kunnen beweren dat ik door mijn interventies mijzelf nutteloos heb gemaakt… maar het is precies dat wat mij interessant maakte voor mijn volgende jobs. Ik was iemand die bedrijven kon helpen om geld te besparen door de manier waarop ze werken te heroverwegen. Het is een van de aspecten die van mij een aanwinst maken. Heb ik er spijt van? Helemaal niet! Het laat mij toe om mijn werk aangenamer en meer uitdagend te maken dan mocht ik als een hersenloze robot gewoon maar input doen.

menselijke en robothand

Deze ervaring kan op veel mensen worden overgebracht, in verschillende rollen. Voor de mensen die dat soort banen hebben: probeer na te denken over hoe u uw leven makkelijker kan maken. Soms geeft het u meer tijd en maakt het uw leven makkelijker, soms geeft het u een nieuw perspectief op uw werk. Voor de mensen die dat soort banen managen: probeer niet te voorkomen dat mensen zo denken, moedig het aan. Probeer mensen te helpen door ze te trainen in het gebruik van die tools, nodig hen uit om zich af te vragen waarom dingen op een bepaalde manier worden gedaan (en het antwoord “omdat we het altijd op deze manier hebben gedaan” is geen geldig antwoord). Accepteer vooral dat automatisatie steeds verder zal gaan. Stel u de vraag : wacht u liever het moment af dat u voorbijgestreefd zal zijn, of bent u liever één van de mensen die deze veranderingen elders ook mogelijk maken?

Wees actief, geen slachtoffer!

Hoe past u Taylorisme toe bij het oplossen van problemen

Stel u voor: om te voldoen aan de verplichtingen om een filiaal te openen, wil mijn klant een eenmanszaak omzetten naar een vennootschap. Daarvoor kan hij overwegen om een bedrijf te kopen van een zakenpartner die in een gelijkaardige sector werkt, waar nog steeds discussie heerst over de waarde van dat bedrijf en de vraag of men al dan niet de aandelen of de activiteit koopt. Tegelijkertijd stelt hij zich de vraag hoe hij alle activiteiten en bedrijven onderling moet organiseren. Voor mijn klant was het één groot probleem waar hij geen oplossing voor zag.

De oplossing vinden we terug in de 18e eeuw: Taylorisme.

1. Identificeer de verschillende knelpunten

Voor mijn klant (en veel andere mensen) is er één groot probleem. Er zijn eigenlijk 4 problemen:

  • De behoefte aan een vennootschap voor de nieuwe activiteit
  • Gaat men de aandelen kopen of een bedrijf oprichten om de activiteit te kopen?
  • Wat is de juiste waarde van hetgeen wat men wil kopen en welke onderhandelingsstrategie moet worden toegepast?
  • Hoe bouwt men de structuur op tussen de verschillende bedrijven?

Er zijn twee verschillende benaderingen die de knelpunten identificeren: ofwel zoeken we verschillende oplossingen, ofwel proberen we alles zoveel mogelijk en voor zover dat de onderdelen nog zinvol lijken, op te splitsen.

2. Kijk of er een bepaalde volgorde is

Soms moet u bepaalde problemen eerst oplossen voordat u een ander probleem kan oplossen. Dit soort problemen geven u het gevoel dat het probleem te complex is. In dit voorbeeld komt de organisatie van de structuur als laatste aan bod omdat we eerst de problemen moeten oplossen die betrekking hebben op de elementen waaruit de structuur zal bestaan.

U kan dit vergelijken met bouwwerken: eerst moet u de fundering leggen vooraleer u het dak op het gebouw kan plaatsen. De volgorde is zeer belangrijk, want het kan zijn dat u sommige dingen moet herwerken of dat u vast komt te zitten omdat sommige onderdelen ontbreken.

3. Prioriteren

Soms is een volgorde niet voor de hand liggend of is het irrelevant voor een paar onderliggende problemen. Hier moet men prioriteiten stellen.

4. Los de verschillende problemen op

U heeft nu een aantal overzichtelijke problemen op te lossen. U zal merken dat u zich niet meer zo overweldigd voelt en dat u meer gemotiveerd bent.
Het is niet omdat u een bepaalde volgorde voor ogen heeft, dat u er niet van kan afwijken. Soms komt u in een stroming terecht die beter past of veranderen zaken waardoor u bepaalde stappen moet herzien.

Dingen veranderen snel en dat geldt ook voor situaties. Wees flexibel genoeg om ook met uw omgeving mee te veranderen. Veel principes in de bedrijfswereld, zoals deze, hebben toepassingen op verschillende vlakken, maar kunnen ook buiten de bedrijfswereld worden toegepast. Laat het niet na om de rationele processen die u als professional heeft, toe te passen in uw besluitvorming of het oplossen van problemen in uw privéleven. U zal zien dat het leven makkelijker wordt!

Heeft u nog andere tips? Deel het dan zeker met ons in de reacties hieronder!


Ruwe richtlijn om te beginnen met controlling en kostenberekening

kosten berekening

In eenvoudige bedrijfssituaties is het makkelijk om de kosten te berekenen. Er is een eenvoudig proces, waarbij slechts één bepaalde as wordt gevolgd. Denk bijvoorbeeld aan een bakker. Hij weet hoeveel hij van elk ingrediënt nodig heeft om zijn brood te bereiden, kent de prijs en weet hoeveel huur hij per maand moet betalen. Voor de meeste bedrijven is het niet zo duidelijk. Hieronder volgt een korte handleiding over hoe u kan beginnen met het berekenen en het beheersen van de kosten in een bedrijf. 

Het eerste wat u moet weten is: wat is de processtroom in het bedrijf? Wat is er nodig om uw eindproduct te produceren, welke stappen moeten er ondernomen worden, wanneer moet elk onderdeel toegevoegd worden, hoe wordt de productie gepland, enz. U moet in staat zijn om in – wat wij noemen – een “resource flow chart” elke stap te noteren op de weg vanaf grondstoffen en menselijke arbeid tot het innen van betalingen. Krijgt u dit voor elkaar? Geweldig, dan kunt u naar de volgende stap gaan.  

analyseren

Nu begint het deel waar u uw gegevensstroom begrijpt. Hier moet u uw resource flow chart nog een keer doornemen, maar dan wel vanuit een data-entry perspectief. Wie heeft welk document nodig, op welk tijdstip, wie vult het in, hoe en waar zijn de gegevens opgeslagen, wie moet het valideren, enz. Op het einde bekomt u zo een “data flow chart” die een laag boven de resource flow chart creëert, waardoor u een perfect en compleet beeld krijgt van uw activiteit vanuit een gegevensperspectief. Deze stap is van cruciaal belang omdat het u helpt om de cijfers te achterhalen die u nodig heeft om uw berekeningen te maken, alsook om knelpunten en problemen te identificeren. 

Het belang van de eerste twee stappen bestaat niet enkel uit het ontdekken van aan wie je vragen moet stellen wanneer iets niet werkt, maar vooral uit het zeer diepgaand begrijpen hoe de onderneming werkt. Zonder deze kennis, zal u niet in staat zijn om de essentiële link tussen de cijfers en de kosten te maken, waardoor het onmogelijk wordt om een correcte analyse voor kostenbesparing op te stellen.  

Zodra deze twee stappen achter de rug zijn, wordt het gemakkelijk. U kan de kosten (of het percentage dat u statisch vond) koppelen aan wat u wilt om de kosten ervan te berekenen. U overgaan tot de berekening van ratio’s en nettomarges. 

Tijd is kostbaar, maar het loont de moeite om in het proces te investeren. Herstelt u uw auto liever met het juiste onderdeel of kiest u eerder voor een herstelling met duct tape? Als u kiest voor het juiste onderdeel, zou u kunnen grommen over het feit dat u meer moet betalen, maar u accepteert het omdat u wilt dat uw auto rijdt en veilig is. Doe hetzelfde met uw tijd. 

Wat is ERP-software?

Eerder deze week heb ik met iemand een aantal dingen aangekaart waarvan ik dacht dat ze interessant zouden kunnen zijn om te implementeren in de hele ERP-software sfeer (als je er meer over wil weten, neem dan contact op met mij). Toen kwam deze vraag: wat is ERP? Toen realiseerde ik me dat het weer één van die modieuze woorden was die op ons afkomen, maar waarvan weinigen weten wat ze eigenlijk betekenen.

ERP staat voor Enterprise Resource Planning, wat ons eigenlijk niet zo veel verder brengt. Ik voelde me net als een dokter die de betekenis van een medische afkorting verklaarde, maar waarbij de patiënt opkijkt en zich afvraagt of hij er iets van begrepen zou moeten hebben. Na het uitgelegd te hebben, dacht ik dus dat ik er net zo goed iets over kon schrijven om zo een ruimer publiek te informeren.

Het onderwerp kan vanuit verschillende hoeken benaderd worden, maar ik zie het graag als een “eenvoudige” vertaling van een bedrijfsverhaal in software. Laten we het uitleggen aan de hand van een voorbeeld: een tomatenproducent die tomaten verkoopt op de markt. Het draait hierbij niet enkel en alleen om de verkoop van een tomaat, maar er zijn heel wat implicaties en vertakkingen die behoorlijk complex kunnen worden. Een ERP-programma wordt verondersteld daarbij hulp te bieden door alles bij elkaar te houden, de verschillende aspecten van het bedrijf met elkaar te verbinden of de interacties te benutten.

Een tomaat verkopen

U bent een landbouwer die net een tomaat heeft verkocht. U geeft de tomaat aan de klant en hij geeft daarvoor geld in ruil. Wanneer u het grotere plaatje bekijkt, draait een bedrijf om meer dan alleen maar de verkoop. Eerst en vooral had u het land nodig om de tomaten op te kweken. U kocht het zodat het een vast actief op lange termijn werd. Om dit stuk grond te kunnen kopen, had u een lening nodig, waardoor u een engagement bij de bank aan gaat. Vervolgens moest u zaden, apparatuur en dergelijke aankopen en uw algemene kosten afdekken. Natuurlijk heeft u zich niet beperkt tot het produceren van slechts één tomaat, maar heeft u er veel meer gekweekt: om ze allemaal te plukken, moest u mensen aanwerven om u daarbij te helpen. Toen kwam u op de markt en ging de verkoop van start waardoor uw voorraad tomaten afnam, maar uw geldreserve werd aangevuld. Een nadeel hierbij is dat u natuurlijk belastingen moet betalen op wat de verkoop opleverde en dat u uw winst- en verliesrekening moet indienen, enzovoort. Krijgt u al hoofdpijn? Laten we eens kijken naar alle zaken die schuilen achter de verkoop van deze ene tomaat:

  • Beheer van vaste activa (uw land)
  • Budgetplanning (uw lening)
  • Apparatuur en het onderhoud ervan
  • Aankoop
  • Inventaris
  • Algemene kosten
  • Personeelszaken
  • Marketing
  • Belasting
  • Boekhouding
  • Geldbeheer

Maar u zou dit gemakkelijk kunnen uitbreiden met zaken zoals productmanagement etc.

Meer dan tomaten alleen

Uiteraard zal u in werkelijkheid niet enkel tomaten verkopen, maar gaat u ook andere producten verkopen. Als u alle stappen bekijkt bij het verkoopproces van de tomaat, kan u zich voorstellen dat het moeilijker wordt als u dit doet met een mix van producten en klanten. U moet uw productie plannen, uw klanten beheren, uw kosten controleren,… Kortom, u moet een globale kijk hebben op alle aspecten van de bedrijfscyclus.

Dat is precies waarvoor een ERP-software dient. Het gaat bijvoorbeeld de verkoop registeren en het niet alleen in de boekhouding opnemen, maar het ook koppelen aan een marketingmodule waarmee u uw beste klanten kan opvolgen en kan zien wat uw best verkopende producten zijn. Koppel het aan uw kostenberekening en u kan zien of de verkoop van tomaten voor u rendabel is of niet. Koppel het aan uw vermogensbeheer en zie hoe intensief u uw land gebruikt, bereken verschillende mogelijke ratio’s en indicatoren. De lijst gaat maar verder en verder.

Waarom ze nuttig zijn

Het punt is dat ERP-software helpt om een globaal overzicht te behouden vanuit het perspectief van een bedrijf, om het verband te zien tussen de verschillende aspecten en om het geheel efficiënter te maken. Vroeger had men enerzijds marketingmensen die hun eigen software hadden om bijvoorbeeld de verkoophistoriek bij te houden en anderzijds de boekhouding die haar software had om de verkoop te boeken. De productie had dan ook nog een eigen productietoepassing, enzovoort. U begrijpt onmiddellijk hoe identieke gegevens in veelvoud ingegeven worden en er daardoor veel efficiëntie verloren gaat. In plaats van dezelfde gegevens in verschillende programma’s in te voeren en dezelfde actie te herhalen, zorgt een ERP-software ervoor dat u het maar één keer hoeft te doen. Wanneer iemand op deze manier een handeling in een module toevoegt, zullen de gegevens automatisch worden gebruikt om andere modules te voeden.

Sommige mensen beschouwen deze programma’s nog steeds eerder als een combinatie of een aaneenkoppeling van meerdere programma’s. Ik denk dat dit een zeer restrictieve en verouderde visie is, niet alleen op de software, maar ook op bedrijven. Een bedrijf is niet alleen de som van meerdere afdelingen, het is een samenwerking tussen afdelingen die elkaar allemaal nodig hebben. Wijd het aan mijn meer holistische en generalistische benadering van de dingen, maar zoals ik het zie, zijn ERP-programma’s vooral een complete set van modules bedoeld om bedrijven te helpen bepaalde aspecten niet over het hoofd te zien dankzij het algemeen overzicht.

Ik hoop dat ik een bijdrage geleverd heb om ERP-software wat beter te begrijpen.

Over kostenberekening

Ik hou van wiskunde; het is perfect want er bestaat niet zoiets als “misschien”, een benadering is slechts gebaseerd op een beslissing en het is universeel. Omgaan met cijfers heeft me geïnspireerd om me te verdiepen in de kostenberekening. U zet een model op en probeert zo nauwkeurig mogelijk te zijn; u achterhaalt wat de boekhouding u niet duidelijk vertelt. Toch frustreert het mij vaak. 

Mijn favoriete kostenberekeningssysteem is wellicht de ABC-methode of Activity Based Cost Method. U probeert uit te zoeken welke de kostenfactoren zijn voor de verschillende generatoren, om dan zo het verbruik binnen een bedrijf zo goed mogelijk toe te wijzen aan de verschillende afdelingen of producten. Vervolgens maakt u een matrix om te achterhalen welke kostenfactoren gemeenschappelijk zijn tussen verschillende kostengeneratoren, zodat u minder kostenfactoren nodig heeft om mee te werken. Daarna is het alleen nog maar een kwestie van te weten hoeveel er door elk centrum wordt verbruikt. 

Dit is wat me dwars zit: waarom werken we met deze matrix? Ik begrijp dat als we op school of voor een examen de berekening op papier moeten uitvoeren, het zo sneller en gemakkelijker gaat. Wij leven in een wereld waarin we praten over datamining, over “big data”, waarin wij beschikken over een bijna onbeperkte opslagcapaciteit en een enorme rekencapaciteit, over steeds meer geavanceerde software die naar wens kan worden aangepast. Dus: waarom werken wij nog steeds met benaderingen? 

Ik ga ervan uit dat wij over een nauwkeurigere methode beschikken om de kosten te evalueren, waarbij het klassieke voorbehoud dat op de traditionele methoden wordt gemaakt en waarbij steeds gewezen wordt op een foutmarge, wordt omzeild. Immers, deze foutmarge heeft bijvoorbeeld als resultaat dat bedrijfsafdelingen met de ene methode winstgevend zijn en met de andere methode verlieslatend zijn.  

De aloude bezorgdheid om een snelle benadering te bekomen van wat aan klanten moest gefactureerd worden op basis van een eenvoudige kostenanalyse, is achterhaald. Het vraagt niet veel moeite om een module in een ERP-programma toe te voegen om een snelle inschatting te krijgen op basis van de gegevens. Tijdens één van mijn gesprekken over het onderwerp, hoorde ik het argument dat men dan over degelijke en betrouwbare data moet beschikken om dit resultaat te verkrijgen, maar is dat in de eerste plaats al niet het geval met de klassieke methoden? 

Processen worden steeds ingewikkelder, met waardeketens die veel verschillende activiteiten, middelen en soms zelfs sectoren combineren, waardoor een simplistische berekening met slechts een handvol indicatoren een risicovolle gok is. Het is misschien tijd om de manier waarop kostenbeheersing wordt aangeleerd opnieuw te bekijken. Natuurlijk moeten we de basis kennen. De traditionele methoden kunnen nog steeds van toepassing zijn op kleine eenheden, maar we moeten misschien overwegen om te leren hoe we de gegevens moeten gebruiken die we verzamelen zonder uiteindelijk te weten wat we ermee doen.

Ik hoop dat ik hier een discussie op gang kan brengen die het standpunt zou kunnen veranderen van zij die zich niet persé ervan bewust zijn dat er manieren bestaan om het anders te doen. Laten we niet vergeten dat disruptieve innovatie het woord van de dag is.

failing man

Waarom falen belangrijk is en waarom het niet echt falen is

Ik herinner mij één van de eerste lessen International Entrepreneurship in Worms: het verschil in perceptie tussen Duitsers en Amerikanen wat betreft mislukkingen. Mijn docent vertelde dat wanneer iemand in Duitsland zakelijk faalt, dit heel erg is voor zijn of haar CV. . In het bijzonder wanneer hij of zij een financiering zoekt voor een nieuwe onderneming. In de VS is juist het tegenovergestelde waar: men heeft er geen vertrouwen in iemand die een nieuwe onderneming start zonder voorheen ooit gefaald te hebben.

De logica die erachter schuilt, bestaat erin dat als iemand nog nooit eerder heeft gefaald, hoe kunnen investeerders dan weten hoe hij er weer bovenop zou komen? Zou hij een dreigende mislukking kunnen herkennen als hij die zelf nog nooit ervaren heeft? Ik vond deze manier van denken geweldig, maar ik was weer bevooroordeeld. Eerder had ik al iets geprobeerd dat uiteindelijk niet gewerkt heeft maar dat ik toch interessant gevonden heb, puur omdat ik iets nieuws probeerde. Ik heb ervaren hoe het creatieproces verliep en ik wist dat ik het kon toegeven als iets niet haalbaar blijkt te zijn. Wat nog belangrijker was voor mij, was dat ik gewoon de pagina kon omslaan.

Ik houd van citaten, voornamelijk van grootse, bekende mensen. Ik vind ze interessant. U kan ze als slogans beschouwen. Wanneer u kijkt naar het aantal citaten over mislukkingen en hoe deze geprezen worden, dan vraagt u zich af waarom mensen een mislukking toch nog altijd als iets negatief ervaren. In plaats van het in het lang en het breed uit te leggen, stel ik u gewoon de top 5 van mijn favoriete citaten voor:

5:

“Anyone who has never made a mistake has never tried anything new.” – Albert Einstein

Albert Einstein

4:

“Success is not final, failure is not fatal: it is the courage to continue that counts.”

Sir Winston Churchill

3:

“You miss one hundred percent of the shots you don’t take.”

Wayne Gretzky

2:

“It is hard to fail, but it is worse never to have tried to succeed.”

Theodore Roosevelt

En mijn persoonlijke favoriet:

1:

“I have not failed. I’ve just found 10,000 ways that won’t work.”

Thomas A. Edison

Deze quote vind ik echt geweldig omdat hij illustreert hoe iemand die bekend staat voor het uitvinden van de eerste gloeilamp, het ook moeilijk heeft gehad om zover te komen.

Deze quote vind ik echt geweldig omdat hij illustreert hoe iemand die bekend staat voor het uitvinden van de eerste gloeilamp, het ook moeilijk heeft gehad om zover te komen. Laten we niet vergeten dat hij General Electric heeft opgericht (onder de naam Edison General Electric Company); een onderneming die meer dan een eeuw later nog steeds bestaat. Niet slecht voor iemand die “10.000” keer gefaald heeft. Niet slecht voor iemand die “10.000” keer gefaald heeft. Om dit af te ronden, wil ik eindigen met een citaat van Sir Winston Churchill, die productief was in het citeren (of tenminste in staat was om ze op zijn naam te laten toekennen):

“Success is stumbling from failure to failure with no loss of enthusiasm.”

Tot slot, humoristisch natuurlijk, nodig ik Van Dale uit om de definitie van het woord “mislukking” daaraan aan te passen. Ik hoop dat deze blog u opgemonterd heeft!