Eerder deze week heb ik met iemand een aantal dingen aangekaart waarvan ik dacht dat ze interessant zouden kunnen zijn om te implementeren in de hele ERP-software sfeer (als je er meer over wil weten, neem dan contact op met mij). Toen kwam deze vraag: wat is ERP? Toen realiseerde ik me dat het weer één van die modieuze woorden was die op ons afkomen, maar waarvan weinigen weten wat ze eigenlijk betekenen

ERP staat voor Enterprise Resource Planning, wat ons eigenlijk niet zo veel verder brengt. Ik voelde me net als een dokter die de betekenis van een medische afkorting verklaarde, maar waarbij de patiënt opkijkt en zich afvraagt of hij er iets van begrepen zou moeten hebben. Na het uitgelegd te hebben, dacht ik dus dat ik er net zo goed iets over kon schrijven om zo een ruimer publiek te informeren.

Het onderwerp kan vanuit verschillende hoeken benaderd worden, maar ik zie het graag als een “eenvoudige” vertaling van een bedrijfsverhaal in software. Laten we het uitleggen aan de hand van een voorbeeld: een tomatenproducent die tomaten verkoopt op de markt. Het draait hierbij niet enkel en alleen om de verkoop van een tomaat, maar er zijn heel wat implicaties en vertakkingen die behoorlijk complex kunnen worden. Een ERP-programma wordt verondersteld daarbij hulp te bieden door alles bij elkaar te houden, de verschillende aspecten van het bedrijf met elkaar te verbinden of de interacties te benutten.

Een tomaat verkopen

U bent een landbouwer die net een tomaat heeft verkocht. U geeft de tomaat aan de klant en hij geeft daarvoor geld in ruil. Wanneer u het grotere plaatje bekijkt, draait een bedrijf om meer dan alleen maar de verkoop. Eerst en vooral had u het land nodig om de tomaten op te kweken. U kocht het zodat het een vast actief op lange termijn werd. Om dit stuk grond te kunnen kopen, had u een lening nodig, waardoor u een engagement bij de bank aan gaat. Vervolgens moest u zaden, apparatuur en dergelijke aankopen en uw algemene kosten afdekken. Natuurlijk heeft u zich niet beperkt tot het produceren van slechts één tomaat, maar heeft u er veel meer gekweekt: om ze allemaal te plukken, moest u mensen aanwerven om u daarbij te helpen. Toen kwam u op de markt en ging de verkoop van start waardoor uw voorraad tomaten afnam, maar uw geldreserve werd aangevuld. Een nadeel hierbij is dat u natuurlijk belastingen moet betalen op wat de verkoop opleverde en dat u uw winst- en verliesrekening moet indienen, enzovoort. Krijgt u al hoofdpijn? Laten we eens kijken naar alle zaken die schuilen achter de verkoop van deze ene tomaat:

• Beheer van vaste activa (uw land)
• Budgetplanning (uw lening)
• Apparatuur en het onderhoud ervan
• Aankoop
• Inventaris
• Algemene kosten
• Personeelszaken
• Marketing
• Belasting
• Boekhouding
• Geldbeheer

Maar u zou dit gemakkelijk kunnen uitbreiden met zaken zoals productmanagement etc.

Meer dan tomaten alleen

Uiteraard zal u in werkelijkheid niet enkel tomaten verkopen, maar gaat u ook andere producten verkopen. Als u alle stappen bekijkt bij het verkoopproces van de tomaat, kan u zich voorstellen dat het moeilijker wordt als u dit doet met een mix van producten en klanten. U moet uw productie plannen, uw klanten beheren, uw kosten controleren,… Kortom, u moet een globale kijk hebben op alle aspecten van de bedrijfscyclus.

Dat is precies waarvoor een ERP-software dient. Het gaat bijvoorbeeld de verkoop registeren en het niet alleen in de boekhouding opnemen, maar het ook koppelen aan een marketingmodule waarmee u uw beste klanten kan opvolgen en kan zien wat uw best verkopende producten zijn. Koppel het aan uw kostenberekening en u kan zien of de verkoop van tomaten voor u rendabel is of niet. Koppel het aan uw vermogensbeheer en zie hoe intensief u uw land gebruikt, bereken verschillende mogelijke ratio’s en indicatoren. De lijst gaat maar verder en verder.

Waarom ze nuttig zijn

Het punt is dat ERP-software helpt om een globaal overzicht te behouden vanuit het perspectief van een bedrijf, om het verband te zien tussen de verschillende aspecten en om het geheel efficiënter te maken. Vroeger had men enerzijds marketingmensen die hun eigen software hadden om bijvoorbeeld de verkoophistoriek bij te houden en anderzijds de boekhouding die haar software had om de verkoop te boeken. De productie had dan ook nog een eigen productietoepassing, enzovoort. U begrijpt onmiddellijk hoe identieke gegevens in veelvoud ingegeven worden en er daardoor veel efficiëntie verloren gaat. In plaats van dezelfde gegevens in verschillende programma’s in te voeren en dezelfde actie te herhalen, zorgt een ERP-software ervoor dat u het maar één keer hoeft te doen. Wanneer iemand op deze manier een handeling in een module toevoegt, zullen de gegevens automatisch worden gebruikt om andere modules te voeden.

Sommige mensen beschouwen deze programma’s nog steeds eerder als een combinatie of een aaneenkoppeling van meerdere programma’s. Ik denk dat dit een zeer restrictieve en verouderde visie is, niet alleen op de software, maar ook op bedrijven. Een bedrijf is niet alleen de som van meerdere afdelingen, het is een samenwerking tussen afdelingen die elkaar allemaal nodig hebben. Wijd het aan mijn meer holistische en generalistische benadering van de dingen, maar zoals ik het zie, zijn ERP-programma’s vooral een complete set van modules bedoeld om bedrijven te helpen bepaalde aspecten niet over het hoofd te zien dankzij het algemeen overzicht.

Ik hoop dat ik een bijdrage geleverd heb om ERP-software wat beter te begrijpen.